SECRETAIRE MEDICAL(E) – HDJ INSTITUT PARIS BRUNE – 75014 PARIS

SECRETAIRE MEDICAL(E) – HDJ INSTITUT PARIS BRUNE – 75014 PARIS

CDD; Détachement; Mutation

Intitulé du poste : Secrétaire médical(e)
Grade : AMA
Lieux de travail : GHU Paris Pôle 16 - Psychiatrie Infanto Juvénile Site IPB HDJ 26 boulevard Brune Paris 14
Temps de travail : 5 jours par semaine, 100 % ETP
Horaires : 8h30 16h30 possibilité de télétravail 1 jour/semaine
Poste à pourvoir dès que possible


VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ?
Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.
Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. 2 chrono pour connaître le GHU Paris en images animées
www.ghu-paris.fr / LinkedIn Ghu Paris / Twitter @GhuParis
Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris
Le GHU Paris s'engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.


DESCRIPTION DU POLE 16, DU SERVICE ET DE L'UNITE

Présentation générale du Pôle
Le pôle 16ème sous la responsabilité du Dr Catherine Doyen, cheffe de pôle, et de Mme Virginie DAVID GARCIA, cadre supérieure de pôle, regroupe 3 services : le service de psychopathologie de l'enfant et de l'adolescent IJ08 (cheffe de service Dr Catherine Doyen), le secteur de psychiatrie adulte 17/18 et le Centre d'Evaluation des Troubles Psychiques et du Vieillissement (CETPV) (chef de service Dr Thierry Gallarda). Les unités de soins sectorisées répondent aux besoins de la population du 16ème arrondissement de Paris et développent une approche centrée sur l'inclusion, la réhabilitation et les neurosciences en hospitalisation et en ambulatoire.


Présentation du Service et de l'Equipe
Le Centre de jour pour jeunes enfants accueille des enfants âgés de 18 mois à 6 ans présentant des troubles du spectre de l'autisme. Il compte 10 places et son offre de soins répond aux recommandations de bonne pratique dans le champ des TSA/TND, aux besoins de la population accueillie, à l'accompagnement pédagogique et à la prise en charge de jeunes enfants. Le centre de jour travaille en partenariat avec les structures sanitaires et médico-sociales. L'équipe est composée d'un Praticien Hospitalier (médecin responsable de l'unité), d'un médecin assistant, d'un encadrement supérieur et de proximité, de paramédicaux, d'éducateurs, d'un enseignant, d'une assistante socio-éducative, de psychologues et d'administratif.

L'unité fonctionnelle PIRPANEA (Plateforme pour l'Inclusion et la Réhabilitation des Personnes avec Autisme de l'Enfance à l'âge Adulte) est un dispositif en cours de création pour l'évaluation, le diagnostic et l'accompagnement au sein du pôle 16 dédié spécifiquement aux adolescents jusqu'à 18 ans avec trouble du spectre de l'autisme ou autre trouble du neurodéveloppement. L'équipe est composée d'un Praticien Hospitalier (médecin responsable de l'unité), d'un encadrement supérieur et de proximité, de paramédicaux, d'assistants socio-éducatifs, de psychologues et d'administratif


DESCRIPTION DU POSTE

L'assistant(e) médico-administratif (ve) participe à la gestion administrative de l'activité du Centre de jour et au développement de la plateforme PIRPANEA. Il accueille, écoute et analyse chaque demande qu'il transmet rapidement à l'équipe pluridisciplinaire des unités fonctionnelles.
Il /elle s'assure de son suivi, dans son domaine de compétences et de connaître à chaque instant la disponibilité des intervenants, pour mieux répondre à cette dernière.

Activités permanentes
- Accueil physique des enfants, des familles et/ou des proches,
- Réception et traitement des appels téléphoniques
- Recueil et collecte de données ou informations spécifiques suivant les recommandations de bonnes pratiques, les protocoles établis (prise de notes, synthèses, courriers)
- Suivi des actions mises en uvre (prise de rendez-vous, gestion des agendas, admissions, courriers, rapports, convocations, )
- Transmission systématique d'informations synthétiques et factuelles à l'équipe médicale et d'encadrement
- Saisie, tenue et classement des dossiers patients et de la documentation professionnelle
- Frappe des comptes-rendus médicaux
- Gestion des demandes de transports (protocole A.L.D) en lien avec l'équipe pluridisciplinaire
- Passage et gestion des commandes nécessaires à l'activité courante de l'unité, en concertation avec l'encadrement
- Appui technique dans la gestion administrative des ressources humaines, tenue administrative des dossiers, plannings, édition et archivage des courriers, dans le périmètre des missions également confiées par le médecin Chef du service, en lien avec l'encadrement de proximité
- Préparation du suivi de l'activité (statistiques, graphiques, ), dans son domaine professionnel de compétences et en lien avec l'équipe médicale et d'encadrement,
- Diffusion des notes de service, d'information, plannings émanant du GHU, du pôle, et du service, ainsi que tout document nécessaire au bon fonctionnement, à la demande stricte du médecin Chef de service, des médecins de l'unité et/ou de l'encadrement de proximité.


Activités ponctuelles et / ou spécifiques (liste non exhaustive)
- Réalisation d'activités transversales, à la demande du médecin Chef du service, du médecin responsable d'unité fonctionnelle et de l'encadrement.

Contraintes du poste
- Disponibilité à tout moment - être dérangé à des moments où l'on a besoin de concentration et de calme.


PROFIL

Formations, Diplômes et / ou qualifications requises
- BEPC, CAP Comptabilité, Bac Pro Secrétariat, Module 1 et 2 Secrétaire médicale en milieu psychiatrique
- Connaissance de la bureautique
- Connaissance de l'environnement médical, soignant et éducatif
- Connaissance des textes législatifs, en lien avec les domaines professionnels de compétences (ressources humaines : convention collective du 15 mars 1966 et facturation : CPAM, MDPH, droits des usagers)

Savoir-faire
- Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à toutes situations, dans son domaine de compétence
- Créer et développer une relation de confiance et d'aide avec l'enfant et/ou sa famille et/ou son entourage
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser selon le degré d'urgence
- Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité (prise de notes, frappe et mise en forme des documents dont les compte-rendus médicaux)
- Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.), en résumant les points-clés et synthétisant les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Traiter des courriers dans son domaine de compétences, en lien avec l'équipe médicale, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Gérer et coordonner la gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...)
- Vérifier les informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance, en lien avec la tenue du dossier patient
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles, dans son domaine de compétence
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautique (Word, Excel, Power Point) et métiers (Cortexte, GAM)/ Technologie d'Information et de Communication (TIC)
- Transférer un saoir-faire, une pratique professionnelle (connaissance des différentes formalités administratives)

Savoir être
- Sens des relations humaines
- Ecoute et disponibilité
- Capacité d'analyse et de réflexion
- Esprit d'initiative, curiosité intellectuelle
- Dynamisme, réactivité, maîtrise de soi, polyvalence
- Discrétion et respect du secret médical.

Obligations professionnelles
- Obligation de se conformer aux dispositions prévues au sein du projet médical de l'unité et du service, ainsi qu'au règlement intérieur de l'établissement du CHSA,
- Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions,
- Obligations à l'égard de l'administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité,
- Obligations à l'égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel.

GHU Paris psychiatrie & neurosciences
1 rue Cabanis
75014 Paris

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