Référent.e Gestion du temps de travail du personnel non médical

Référent.e Gestion du temps de travail du personnel non médical

CDD; Détachement; Mutation

IDENTIFICATION DU POSTE
N° de poste de travail (renseigné par la DRH) : 10244
Grade : Adjoint des Cadres
Quotité de travail : 100%
Horaires et jours travaillés : FORFAIT CADRE , du lundi au vendredi
Responsable(s) hiérarchique(s) : Gaëlle ROUGIER, Responsable du Pôle Gestion de la Vie Professionnelle, Directeur et Directeur adjoint des Ressources Humaines

PRESENTATION DU SERVICE/POLE
Le Pôle Gestion de la Vie Professionnelle fait partie intégrante de la DRH.
Il réalise le suivi de la carrière, les positions statutaires, la paye, les accidents de travail et les maladies, la gestion du temps et la retraite des agents non médicaux du CHU, soit environ 6800 personnels non médicaux, soit environ 600 dossiers par gestionnaires RH mais aussi l'organisation des concours, le suivi des évolutions professionnelles et l'organisation des commissions administratives paritaires et commissions consultatives paritaires.

DEFINITION DU POSTE
Le référent Gestion du temps de travail (GTT) assure la gestion du temps de l'ensemble du CHU. Ce poste nécessite de travailler en collaboration avec les trois autres référents du pôle et d'assurer la continuité des missions avec les autres référents.

ACTIVITES PRINCIPALES
- En lien avec le prestataire, suivi de la mise à jour du logiciel CHRONOS et contribuer à l'évolution du paramétrage du logiciel,
- Créer des profils utilisateurs du logiciel de gestion du temps,
- Participer à l'actualisation de l'architecture du logiciel CHRONOS (modèle journalier, rotation, lieu, astreinte, poste, ) sous la responsabilité du responsable de pôle
- Conseiller, assister et former l'ensemble des utilisateurs de l'outil CHRONOS,
- Contrôler la concordance des informations (MRH et logiciel de GTT) afin de permettre les interfaces automatisées et la vérification de la conformité des plannings aux règles de la GTT.
- Assurer les relais DRH / gestionnaires de planning pour optimiser l'utilisation qui est faite de l'outil,
- Suivre les balances horaires en lien avec les gestionnaires RH,
- Effectuer mensuellement les contrôles préliminaires à la validation des éléments variables de paye extraits de CHRONOS en lien avec la référente paye et analyser, le cas échéant, l'origine des problèmes rapportés par les gestionnaires de planning et les gestionnaires RH et participer à la résolution du problème
- Mettre en uvre et participer au club utilisateur CHRONOS,
- Gérer la campagne annuelle des CET,
- Gérer le suivi du télétravail en lien avec la référente paye,
- Etablir des enquêtes statistiques à la demande,
- Répondre aux sollicitations des contrôleurs aux compteurs
- Créer, renseigner et suivre les tableaux de bords,
- Analyser les données issues de son périmètre de gestion,
- Mettre à jour les procédures, fiches techniques et participer à la mise à jour du guide de gestion du temps de travail,
- Effectuer une veille réglementaire sur la gestion du temps de travail et communiquer auprès des directions fonctionnelles pour la mise en uvre,
- Conseil aux décideurs et expertise aux pôles et directions fonctionnelles,

ACTIVITES SECONDAIRES
La référente GTT a sous sa responsabilité une assistante en charge du contrôle de la GTT. L'équipe des 11 gestionnaires RH du secteur gestion RH participent au suivi de la gestion du temps. La référente a donc la responsabilité de la formation et du contrôle des missions réalisées par son assistante et par les gestionnaires RH dans le domaine de la GTT

Assistante GTT :
o Congés bonifiés : Valider les cycles de congés des agents bénéficiaires des congés bonifiés et respect de la procédure
o Suivre l'absentéisme et régularisation des absences injustifiées par retenue sur salaire et envoi du courrier d'information à l'agent
o Gérer la facturation liée aux CET et donc le transfert de CET dans le cadre d'une mobilité
o NUPA : Retraitement du tableau pour contrôle de l'éligibilité des agents au dispositif Extraction CHRONOS
o Indemnisation et liquidation des CA et CET dans le cadre de l'Instruction du 1er avril 2016
o Participation aux campagnes annuelles en collaboration avec les conseillères GI pour les paies-test édition / contrôles
o Participation aux permanences RH sur site
o Participation au contrôle dans le logiciel CHRONOS
o Participation au contrôle final Excel

Gestionnaires RH
o Veiller à la planification des congés (CA, RTT, congés bonifiés, évènements familiaux,),
o Saisie des demandes de CET validées
o Saisies et traitement des heures supplémentaires issue de HUBLO
o Contrôler et corriger les anomalies de planning,
o Suivre les heures supplémentaires en lien avec le respect de la réglementation (alerte par courrier à l'agent et à l'encadrement),
o Gérer les reports de congés de l'année n sur l'année n+1 en collaboration avec les gestionnaires de la protection sociale
o Participation aux campagnes annuelles en collaboration avec les conseillères GI pour les paies-test édition / contrôles
o Participation aux permanences RH sur site
o Participation au contrôle dans le logiciel CHRONOS
o Participation au contrôle final Excel

Des activités complémentaires peuvent être confiées en fonction des besoins du service

COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Réaliser les activités de gestion RH dans le respect des règles et des procédures définies,
- Recevoir, informer et conseiller les professionnels de l'établissement,
- Définir et utiliser les pratiques adaptées à son métier,
- Rédiger et mettre en forme des notes, des rapports des courriers relatifs à son domaine d'activité,
- Analyser des données, des tableaux de bord et justifier les résultats,
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Connaissance en gestion administrative,
- Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires,
- Statut de la Fonction Publique Hospitalière,
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement,
- Veille spécifique à son domaine d'activité.

SAVOIR ETRE REQUIS
- Discrétion absolue et respect de la confidentialité inhérents à toute fonction RH,
- Qualités relationnelles et andragogie
- Sens de l'accueil,
- Autonomie,
- Aptitude à la gestion des priorités,
- Sens de l'organisation et de la méthode,
- Bonne communication,
- Capacité à travailler en réseau et en équipe,
- Réactivité et disponibilité,
- Rigueur professionnelle.

PRE-REQUIS - Connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautique (Excel avancé, Word, Power point, ), - Connaissance des logiciels institutionnels (CHRONOS, MRh et MPh) souhaitée.

DIPLOMES OU EXPERIENCES PROFESSIONNELLES
- Diplôme niveau IV minimum apprécié
- Expérience en RH Fonction Publique appréciée

RELATIONS PROFESSIONNELLES FREQUENTES
- Ensemble des agents des pôles et secteurs de la DRH
- Agents du CHU
- Directions de Sites, Directions Fonctionnelles et personnel d'Encadrement
- Bureaux du personnel des sites
- Organisations syndicales
- GIRH
- Prestataire ASYS

CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE
Une permanence est requise entre les agents du secteur tout au long de l'année
Par ailleurs, des déplacements ponctuels seront demandés sur l'ensemble des sites du CHU

CHRU Clermont- Ferrand Gabriel-Montpied
58, Bd Montalembert
63003 Clermont-Ferrand

Voir la fiche de l’établissement