Adjoint administratif H/F

Adjoint administratif H/F

CDD

Lieu d'exercice : E.P.S.M Lille-Métropole

Horaire du poste : Amplitude horaire journalière : 7h30 (temps plein)

Relations hiérarchiques et fonctionnelles générales à l'établissement

1. Hiérarchiques : concernent les relations d'autorité
Directeur de la Fonction Achats
Responsable de la Cellule des Marchés du G.H.T Psychiatrie Nord Pas de Calais
Responsable de la Cellule de Gestion Achats du G.H.T Psychiatrie Nord Pas de - Calais

2. Fonctionnelles : concernent les relations liées aux activités exercées
Responsables des Directions acheteuses des quatre établissements du G.H.T,
Acheteurs familles, acheteurs, chargés d'opération, experts-métiers et gestionnaires des quatre établissements du G.H.T,
Services de soins, administratifs et techniques des quatre établissements du G.H.T pour la passation des marchés et leur suivi d'exécution,
Fournisseurs et prestataires,

Formations, pré-requis, expérience confirmée, qualités professionnelles :
Connaissances de règles de la Commande Publique (vocabulaire technique, procédures),
Maîtrise de l'outil informatique (excel : niveau opérationnel, word : niveau opérationnel, messagerie, plateforme de dématérialisation, internet)

Objectifs de la structure :
Cellule des Marchés du G.H.T :
Centralisation des procédures de mise en concurrence, de gestion du suivi administratif des marchés en cours d'exécution,
Sécurisation et harmonisation des procédures,
Cellule de Gestion Achats du G.H.T :
Centralisation des intégrations des marchés et de toutes autres pièces en lien avec l'exécution des marchés,
Sécurisation et harmonisation des données des marchés dans les GEF,

Compétences spécifiques au poste :
Connaissance du Code de la Commande Publique,
Maîtrise de l'outil informatique,
Qualité rédactionnelle,
Rigueur, respect de la réglementation et des procédures en place
Organisation et méthode,
Discrétion,
Adaptabilité,
Réactivité
Sens du travail en équipe,
Sens de la communication (excellent relationnel),
Disponibilité.

Activités clairement définies :
Cellule des marchés du G.H.T :
Rédaction des fiches REAP,
Contrôle et suites à donner au demandes de révision de prix (contrôle de la conformité de la révision de prix au regard du C.C.A.P du marché correspondant et information du titulaire par courrier)
Suivi des reconductions de marchés (suivi des reconductions avec sollicitation des acheteurs et experts-métiers concernées quant à la pertinence de la reconduction puis information du titulaire par courrier),
Suivi des modifications de marché (avenants et clauses de réexamen) (contrôle de la conformité de la modification demandée par l'acheteur, rédaction de l'avenant, envoi du courrier pour signature du titulaire puis notification de l'avenant signé par courrier au titulaire, suivi des accusés réception)
Cellule de Gestion Achats du G.H.T :
Numérotation des marchés et conventions,
Intégration des marchés et des conventions dans IDEOGELF pour le G.H.T,
Appairage des fournisseurs dans le M.D.A,
Contrôle des RIB et S.I.R.E.T des fournisseurs,
Préparation des fichiers EXCEL en vue de l'intégration des produits dans les GEF,
Préparation des fichiers EXCEL en vue de l'intégration des révisions de prix dans les GEF,
En cas d'absence d'un membre de l'équipe : liquidation des factures.

Outils
Propres à l'établissement :
Microsoft office (word, excel),
Microsoft 365 (outlook, Teams),
Applications GLPI, ENNOV, CARL, MGEF,
Internet.

Propres au service :
Microsoft office (word, excel),
Microsoft 365,
Plateforme de dématérialisation DEMATIS,
Applications IDEOGELF, M.D.A
Internet

Ressources et exigences inhérentes au service :
R.A.S

Etablissement Public de Santé Mentale Lille-Métropole EPSM Lille-Métropole
Rue du Général Leclerc BP 10
59487 Armentières

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