Secrétaire au sein du CMPEA - CATTP - HJ LA MADELEINE

Secrétaire au sein du CMPEA - CATTP - HJ LA MADELEINE

CDD; Détachement; Mutation

Le CPN Laxou, établissement public spécialisé en santé mentale, un ou une secrétaire médicale au sein du CMPEA/CATT¨/HJ LA MADELEINE de NANCY.

Diplôme de secrétariat médical souhaitable

- Fonction
Assistant(e) Médico-Administratif(e) ou Adjoint(e) Administratif(ve) Poste à temps plein Secteur I02

Service d'affectation
- Centre Médico-Psychologique pour Enfants et Adolescents (CMPEA)
Centre d'Activité Thérapeutique à Temps Partiel (CATTP)
Hôpital de Jour
« Nancy La Madeleine »

Liaisons hiérarchiques
- Directeur des Ressources Humaines - Cadre supérieure de santé - Cadre de santé de l'unité fonctionnelle - Coordinatrice des secrétaires du CPN

Liaisons fonctionnelles
- Équipes pluridisciplinaires de l'Hôpital de Jour, du CMP/CATTP et de la Petite Enfance, celles du pôle de pédopsychiatrie, de l'établissement, les partenaires extérieurs du secteur de l'enfance et de la petite enfance (PMI, Education Nationale, A.S.E, professionnels libéraux)

Equipe médicale
- Un praticien hospitalier coordonnateur de la structure de soins, responsable du CMP/CATTP enfants et adolescents, d'une partie de l'Hôpital de Jour, intervenant également dans le cadre de la psychiatrie de liaison en onco-hématologie à l'hôpital d'enfants de BRABOIS et au Centre d'Evaluation et de Traitement des Douleurs Chroniques de l'Enfant et de l'Adolescent

Un praticien hospitalier responsable du CMP Petite Enfance, de l'activité de périnatalité en lien avec la Maternité Régionale de NANCY et partageant avec sa collègue la référence médicale sur l'Hôpital de Jour

Un interne en médecine intervenant à la Maternité Régionale de Nancy
Horaires de travail
Variables sur la journée, du lundi au vendredi et en alternance avec sa collègue : 8h30-16h30 /10h-18h ou 9h-17h pendant les vacances scolaires

Résidence administrative
- 11, rue de La Madeleine 54000 NANCY
- Tel : 03.83.92.84.00
- e-mail : [email protected]

PRÉSENTATION DU SERVICE

La structure « Nancy La Madeleine » comprend :
- Un Centre Médico-Psychologique (CMP) pour nourrissons, enfants, adolescents de 0 à 18 ans et leur famille
- Un Centre d'Accueil Thérapeutique à Temps Partiel (CATTP)
- Un Hôpital de Jour (HJ) pour enfants âgés de 3 à 6 ans (6 places)

Catégories professionnelles :
Praticiens hospitaliers
Psychologues
Cadre de santé
Psychomotricienne
Infirmières
Orthophoniste
Educatrices spécialisées
Assistant Médico-Administratif
Educatrices de Jeunes Enfants
Enseignante spécialisée

PRINCIPALES ORIENTATIONS DES UNITES FONCTIONNELLES

Les différentes activités dans le service sont représentées par :
- Des soins individuels ou en groupe, des suivis parents/enfant(s), des soins à domicile (à l'Hôpital de Jour et au CMP Petite Enfance)
- Un travail avec les familles et/ou les représentants substituts familiaux
- Un travail en réseau avec l'Education Nationale, l'Aide Sociale à l'Enfance, le REMM, le Centre d'Action Médico-Sociale Précoce (CAMSP), la Protection Judiciaire de la Jeunesse, les institutions médico-sociales (Instituts Médico-Educatifs, Instituts Thérapeutiques Educatifs et Pédagogiques), les autres unités de soins du PUPEA et de psychiatrie générale, le Centre Ressources Autisme, les centres maternels, les crèches, la PMI
- Des conventions avec l'Office d'Hygiène Sociale de Meurthe-et-Moselle, le Centre de Médecine Physique et de Réadaptation de l'Enfant, le Centre d'Education à la Motricité de Flavigny-sur-Moselle
- Un travail de psychiatrie de liaison assuré les médecins :
- à la Maternité Régionale de Nancy, à la polyclinique Majorelle
- dans le service d'onco-hématologie à l'hôpital d'enfants de Brabois et à l'Unité d'Evaluation et de Traitement des Douleurs Chroniques

MISSIONS

L'Assistant Médico-Administratif garantit la coordination des informations administratives ou médicales inhérentes au dossier du patient. Il a une fonction centrale d'articulation et d'harmonisation entre les différents intervenants et les structures. Il accueille les patients et leurs familles. Il est tenu à la discrétion et au secret professionnel.

- Fonction de communication :
- Travailler en liaison avec les équipes pluridisciplinaires concernant toutes les informations relatives à la situation des patients et de leurs familles
- Assurer la liaison avec les intervenants extérieurs (partenaires médico-sociaux , secrétaires des CMP et services d'hospitalisation du PUPEA , Education Nationale, foyers d'accueil, Services Justice, ASE, CPAM )

- Fonction de secrétaire médical (e) :
- Assurer l'accueil des patients et des familles (physique et téléphonique)
- Répondre aux appels téléphoniques et diffuser les informations nécessaires aux personnes concernées
- Accueillir les demandes de première consultation
- Créer et gérer les dossiers informatisés
- Gérer la prise de rendez-vous des consultants
- Gérer les rendez-vous médicaux sur l'agenda électronique (Outlook)
- Préparer les dossiers avant chaque consultation médicale
- Enregistrer l'activité médicale dans le dossier patient informatisé « Cariatides »
- Saisir les éléments nécessaires à la facturation des consultations médicales
- Assurer la mise à jour, le classement et l'archivage du dossier papier du patient
- Compléter les éléments administratifs dans les dossiers ALD et en assurer le suivi
- Transmettre des documents par courrier électronique à une liste de personnes
- Gérer le contenu de l'adresse électronique du CMPEA
- Gérer le bon fonctionnement des visio-consultations médicales
- Saisir sur support informatique les courriers, synthèses, comptes-rendus, convocations, calendriers d'accueil et tout document nécessitant une mise en page spécifique

- Par délégation du cadre de santé paramédical :
- Assurer la gestion des besoins logistiques de la structure : commandes en matériel de bureau, de matériel (imprimantes, fontaine à eau), sollicitation des services techniques et logistiques selon les modes opératoires en vigueur dans l'établissement

- Réajuster les supports organisationnels (occupation des salles)
- Assurer le rangement de la salle d'attente
- Assurer une suppléance avec d'autres secrétariats du PUPEA si nécessaire
- Participer aux rencontres secrétaires du PUPEA / cadre supérieure de santé (3 réunions par an).

CAPACITÉS ET COMPÉTENCES ATTENDUES

- Être à l'écoute, faire preuve de patience auprès des enfants, des adolescents et des familles
- Faire preuve de pertinence dans l'analyse des situations lors de l'accueil
- Montrer de la réactivité face à l'imprévu dans l'accueil du public et dans la gestion des rendez-vous
- Répondre aux situations avec sérénité et souplesse
- Avoir un comportement et des prises d'initiative en cohérence avec son niveau de responsabilité
- Être en capacité de travailler au sein d'une équipe pluridisciplinaire
- Témoigner d'une attitude solidaire avec ses collègues pour favoriser un bon esprit d'équipe
- Posséder de bonnes capacités d'organisation, de mémorisation et de restitution
- Faire preuve de rigueur, de fiabilité, d'autonomie et de rapidité d'exécution
- Maîtriser les TIC (Technologies de l'Information et de la Communication) : dossier informatisé Patient (Cariatides, C-Page) - Word - Excel Internet Intranet - Outlook
- Maîtriser parfaitement l'orthographe et la grammaire
- Faire preuve d'une bonne vitesse de frappe pour le courrier
- Connaître a minima la législation du système de soins, le fonctionnement de l'établissement, les réseaux de soins et les différents partenaires médico-sociaux
- Être en capacité de questionner sa pratique

SPECIFICITES DU POSTE

- Travail en collaboration avec une autre secrétaire dans un même bureau
- Diplôme de secrétariat médical souhaitable
- Les congés sont posés préférentiellement pendant les périodes de vacances scolaires de notre zone, en alternance avec sa collègue
- S'inscrire dans une dynamique polaire en faisant preuve d'intérêt et de solidarité pour les autres unités du PUPEA.

Centre Psychothérapique Centre Psychothérapique de Nancy C.P.N.
1 rue du Docteur Archambault BP : 11010
54521 Laxou

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