SECRETAIRE MEDICALE UMG et ONCO-GERIATRIE 80% - H/F

SECRETAIRE MEDICALE UMG et ONCO-GERIATRIE 80% - H/F

CDD

Descriptif du poste :



Fiche émise le

24/06/2024

Intitulé du poste
 
SECRETAIRE MEDICALE
Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)
 
Catégorie B / AMA ou catégorie C / Adjoint administratif
 
Famille / Spécialité professionnelle / Métier
 
Famille : Gestion de l'information / Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale / Code métier : 40L20
 
Unité Fonctionnelle

Pôle

 
UMG et ONCO-GERIATRIE
 

 
MPG

Localisation du poste de travail
CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE 1060 chemin de la Madeleine CS 40001
11010 CARCASSONNE Cedex 9
Lieux d'intervention
Centre Hospitalier de Carcassonne
Présentation du service d'affectation - Localisation
2ème étage
Description synthétique du poste
Description reproduite en cas de publication de poste
Secrétaire médicale.
Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations avec le service et les intervenants extérieurs.
Missions principales (non exhaustives)
UMG :
·         Accueil téléphonique : partenaires extérieurs, médicaux et non médicaux, familles et patients.
·         Réception et planification des demandes d'intervention (bons informatisés), création du dossier FOLIO pour la demande.
·         Préparation des dossiers de synthèse (FOLIOS UMG) dans les dossiers patients : récupération et incrémentation des informations-patients dans le dossier médical (ordonnances, antécédents, mode de vie, etc).
·         Numérisation des bilans gériatriques des différents intervenants de l'UMG + bilans et courriers des patients émanant de l'extérieur.
·         Saisie des courriers et comptes rendus : médecin et différents membres de l'équipe (médicaux et paramédicaux) : UMG, Onco-Gériatrie, HDJ de fragilité.
·         Saisie des conclusions du médecin dans le FOLIO du patient.
·         Etablir les statistiques annuelles : selon le modèle ANAP imposé par l'ARS depuis 2016 (Agence Nationale d'Appui à la Performance).
ONCO-GERIATRIE :
·         Réception et gestion des demandes d'évaluation en Onco-Gériatrie du CH et pour l'ensemble des 3C Ouest-Audois : CH Carcassonne, Polyclinique Montréal, Hôpitaux du GHT, ainsi que les demandes émanant des Hôpitaux extra-GHT : IUCT, CHU Toulouse, Hôpital Privé du Grand Narbonne.
·         Gestion des différents documents relatifs aux HDJ d'Onco-Gériatrie : sollicitations par téléphone auprès des différents médecins spécialistes :
La veille et le jour de l'HDJ :
- Récupération des informations, courriers médicaux auprès des médecins extérieurs, des pharmacies et laboratoires médicaux permettant la mise à jour des dossiers des patients.
- Prise de rendez-vous en externe pour les patients vus en évaluation en HDJ, pour assurer la suite de prise en charge au niveau oncologique.
- Numérisation des bilans et courriers et comptes rendus des patients, émanant de l'extérieur.
·         Saisie des conclusions du médecin dans le dossier FOLIO du patient.
·         Saisie des courriers et comptes rendus médicaux et paramédicaux.
Missions annexes / spécifiques (non exhaustives)
Ö Recueil d'activité en Onco-Gériatrie : mis à jour au fil de l'eau, tenant compte des HDJ + CS Dr GUITTENY.
Ö Mise en forme, vérification et contrôle du Rapport d'ACTIVITE ANAP avant envoi.
Ö Participation aux staffs et réunions.
Ö Réalisation des compte-rendu des réunions du service.
Ö Création de flyers et protocoles pour les patients HDJ Onco-Gériatrie et CS UMG.
LIENS HIERARCHIQUES
HIERARCHIE ADMINISTRATIVE

HIERARCHIE FONCTIONNELLE
- Direction des Ressources Humaines,
- AAH - Responsable des secrétariats médicaux,
- AMA référente de pôle (coordination).

- Chef de Pôle,
- Chef d'UMA,
- Praticiens hospitaliers du service,
- Cadre supérieur de Santé co-gestionnaire de pôle,
- Cadre de Santé du service.
 
 
LIENS FONCTIONNELS
INTERNES

EXTERNES
- Chef de pôle,
- Chefs des Unités Médicales d'Activité,
- Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d'Activité,
- Cadres de santé,
- Médecins Responsables des UMA,
- AMA référentes de pôle (coordination),
- Personnel.

- Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier,
- Personnel médical, paramédical et administratif du CH,
- Médecins et secrétaires extra hospitaliers,
- Usagers externes.
QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES
 

Intitulé

Niveau recherché
 

 

S

A

M

E
CONNAISSANCES

Bureautique - Secrétariat

 

 

 

X

Codage des actes

 

X

 

 

Communication

 

 

X

 

Droits des usagers, patients

 

X

 

 

Organisation et fonctionnement interne

 

 

X

 

Réglementation des archives

 

X

 

 

Terminologie médicale

 

 

X

 
SAVOIR FAIRE

Accueil et orientation des personnes, des patients et des usagers

 

 

X

 

Capacité à s'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone

 

 

X

 

Rédaction et mise en forme de documents

 

 

X

 

Capacité d'analyse et de priorisation

 

 

X

 

Travail en équipe et en réseau

 

 

X

 

Utilisation des outils bureautiques et logiciels métiers

 

 

X

 
Secret professionnel Droit de réserve

 

 

X

 
SAVOIR ETRE

Qualité d'adaptation

 

 

X

 

Rigueur

 

 

X

 

Patience et écoute

 

 

X

 

Sens de la collaboration, du travail en équipe

 

 

X

 

Exemplarité

 

 

X

 

Réserve

 

 

X

 

Implication

 

 

X

 
S : sensibilisation    / A : application      / M : maîtrise      / E : expertise
 
 
 
 
 
Profil
Pré requis obligatoires :
·         Aisance à la saisie des comptes rendus,
·         Maîtrise de la terminologie médicale,
·         Savoir-être.
Pré requis souhaités
æ Compétences techniques :
     Maîtrise / Expertise  indispensable des outils informatiques : Word, Excel, Crossway, Publisher, facilités d'adaptation
        aux nouvelles techniques,
     Maîtrise de la fonction d'accueil,
     Ÿ Connaissances associées : législation et réglementation de l'assurance maladie, droits du patient hospitalisé.
æ Compétences sociales :
     Travail en équipe,
     Transmission de l'information,
     Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.
æ Compétences organisationnelles :
     Facilités d'adaptation à la polyvalence,
     Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.
 
Conditions d'exercice
Rythme de travail :
JOUR à Amplitude : 7 H 40 du lundi au vendredi.
Exigences relationnelles :
- Discrétion,
- Ecoute et disponibilité,
- Réactivité,
- Travail en équipe,
- Polyvalence,
- Adaptabilité,
Logiciels utilisés :
CROSSWAY,
WORD, EXCEL, POWERPOINT, PUBLISHER, Outlook,
VOX-T,
Cpage,
WEBSANTE,
Logiciel archives,
Internet et Intranet.
 
Autres renseignements

 

Visa de l'autorité hiérarchique
 
 


 
 
Contacts
                                 Service demandeur                                      

                             Gestionnaire
Nom
Fonction
Tél
Adresse mail

Mme ELOY Véronique
 
Attachée d'Administration Hospitalière
Responsable des secrétariats médicaux
 
04 68 24 27 03
 
[email protected]

Nom
Fonction
Tél
Adresse mail

Mme Emmanuelle PROT
 
Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale
 
04 68 24 20 36
 
[email protected]





Profil recherché:

Pré requis obligatoires :
Aisance à la saisie des comptes rendus,
Maîtrise de la terminologie médicale,
Savoir-être.
Pré requis souhaités
æ Compétences techniques :
Maîtrise / Expertise indispensable des outils informatiques : Word, Excel, Crossway, Publisher, facilités d'adaptation
        aux nouvelles techniques,
Maîtrise de la fonction d'accueil,
     Ÿ Connaissances associées : législation et réglementation de l'assurance maladie, droits du patient hospitalisé.
æ Compétences sociales :
Travail en équipe,
Transmission de l'information,
Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.
æ Compétences organisationnelles :
Facilités d'adaptation à la polyvalence,
     Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.

Centre hospitalier
1060 chemin de la madeleine CS40001
11010 Carcassonne

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