Adjoint Administratif

Adjoint Administratif

CDD; CDI; Détachement; Mutation

1. PRESENTATION DU POLE PHARMACIE

Le pôle Pharmacie regroupe trois Pharmacies à Usage Intérieur :
Pharmacie Médicaments Stérilisation Radio pharmacie (MedSterad) sur le site de NORD
Pharmacie DMS sur le site de BELLEVUE
Pharmacie Cancérologie sur le site de NORD

Le trinôme de Pôle : Chef de Pôle : Docteur Xavier SIMOENS
Directeur Référent du Pôle : Monsieur Julien KISZCZAK
Cadre supérieur de santé de Pôle : Madame Odile SIRJEAN


2. MISSIONS DU POLE PHARMACIE

a) Missions du pôle Pharmacie

Le pôle Pharmacie gère :

Les achats de fournitures de médicaments et de dispositifs médicaux stériles :
- La gestion des Marchés Publics pour le GHT Loire
- La collaboration aux achats nationaux pour la filière médicamenteuse et la filière des dispositifs médicaux stériles

L'approvisionnement et la dispensation :
- La gestion des commandes
- La gestion des stocks


La traçabilité :
Le suivi et la traçabilité des produits de santé dont les Dispositifs Médicaux Stériles (DMS) pour l'ensemble des unités fonctionnelles du CHUSE ainsi que des établissements gérés par convention.

Le suivi comptable :
- La facturation et le suivi des litiges
- Les escomptes
- Le suivi budgétaire
- Le suivi des dépenses des UF en lien avec l'activité
- Le suivi et le contrôle de la facturation des molécules onéreuses et des dispositifs médicaux stériles en sus du GHS

Les activités annexes :
- La stérilisation
- La radio pharmacie
- L'unité de reconstitution des cytotoxiques et cytostatiques

b) Budget du pôle Pharmacie

Le pôle Pharmacie gère un budget annuel d'achat de 134 millions d'euros.


3. LIEU D'EXERCICE DU POSTE

Le poste se situe à la Pharmacie Dispositifs Médicaux Stériles (DMS),
4 rue Henri Brisson, 42055 Saint-Etienne cedex 2
Secteur administratif : Filière Achats Dispositifs Médicaux Stériles GHT Loire


4. EFFECTIFS DE LA PHARMACIE DMS

EQUIPE MEDICALE :

Pharmaciens : 7
Internes : 2

EQUIPE ADMINISTRATIVE :

Adjoints des Cadres : 2 ETP (dont 1 ETP affecté au secteur achats DMS du GHT Loire)
Agents administratifs : 10 ETP (dont 1 ETP affecté au secteur achats DMS du GHT Loire)

EQUIPE MEDICOTECHNIQUE :

Préparateurs en pharmacie hospitalière (PPH) : 15.5 ETP (dont 2.3 ETP affectés au secteur achats DMS du GHT Loire)
L'équipe des PPH est répartie sur 3 sites différents :
- 9.5 ETP assurent leurs missions à la Pharmacie DMS
- 4 ETP assurent leurs missions dans les Blocs Opératoires sur le site de l'Hôpital Nord
- 2 ETP assurent leurs missions sur le Plateau Technique Cardiologie / Radiologie et Endoscopie sur le site de l'Hôpital Nord

Magasiniers - Livreurs : 8 ETP

Préparateurs de commandes : 5 ETP


5. HORAIRES D'OUVERTURE DE LA PHARMACIE DMS

Le service est ouvert du :

Lundi au vendredi de 7h30 à 18h30
Samedi matin de 8h30 à 13h00

Pendant la fermeture du service (en dehors des horaires d'ouverture, dimanches et jours fériés) une astreinte est assurée par les pharmaciens.


6. HORAIRE PLANNING

a) Horaire

Horaire hebdomadaire de 37 heures.

b) Planning

Repos hebdomadaires fixes : samedi et dimanche
Jours RTT : Décompte forfaitaire
Congés annuels : 28 jours


7. FICHE DE POSTE ADJOINT ADMINISTRATIF HOSPITALIER SECTEUR ACHATS DU GHT LOIRE

a) Présentation

L'adjoint administratif hospitalier secteur gestion des achats du GHT Loire est placé sous l'autorité hiérarchique du responsable achats de la pharmacie DMS.
Il travaille en étroite collaboration avec le Pharmacien coordonnateur de la filière achat pour le GHT Loire, les pharmaciens du GHT concernés, les préparateurs en Pharmacie, le responsable achats, l'équipe et le service des achats du GHT Loire.

La Pharmacie DMS gère un budget annuel d'achat de 44 millions d'euros ;

b) Missions de l'adjoint administratif hospitalier secteur achats du GHT Loire pour les dispositifs médicaux stériles :

Saisie, mise à jour des tableaux de suivi des achats
Planification des consultations et des adhésions aux centrales d'achat
Suivi des certificats administratifs et des avenants
Reconductions des marchés
Exécution par défaut
Communication /Transmission des informations aux différents interlocuteurs des établissements du GHT Loire et au Service des Achats
Mise à jour des procédures
Mise à jour du SharePoint Pharmacie GHT Loire pour les achats de DMS
Classement, mise en balancelle des marchés
Archivage des consultations d'Appel d'Offres

Consultations GHT LOIRE :
Préparation des dossiers pour la rédaction de l'état des besoins
Synthèse des marchés arrivant à échéance/ou à reconduire
Consommations des 4 années précédentes
Frappe de l'état des besoins sur le logiciel de gestion des marchés
Etablir liste d'équivalence
Envoi, suivi et traitement aux établissements du GHT Loire
Demandes de quantification /et des dates d'entrées dans le marché
Préparation des publications
Calcul des montants estimés
Préparation du dossier de consultation
Rédaction du cahier des charges et des pièces annexes
Réception des échantillons avec l'équipe des Préparateurs en Pharmacie
Impression papier des offres des sociétés
Enregistrement des offres des fournisseurs sur le logiciel de gestion des marchés
Contrôle des enregistrements
Edition des classements des offres
Tri des documentations techniques par lot
Etablir et imprimer les documents pour les tris /suivis des choix /et classement
Analyse des offres
Gestion des mises au point des offres
Enregistrement des choix retenus sur le logiciel de gestion des marchés
Préparation des fichiers pour les gains sur achats
Par établissement GHT/ par compte budgétaire CHU
Préparation des rapports de présentation pour les choix présentés en Comité Achats
Constitution de l'échantillothèque avec l'équipe des préparateurs en Pharmacie
Archivage de l'existant/ et suivi des destructions décennales
Consultations Groupements d'achats nationaux dont UNIHA :
Préparation des dossiers pour l'état des besoins
Synthèse des marchés arrivant à échéance
Consommations des 4 années précédentes
Saisir dans le logiciel la quantification pour les procédures UNIHA
Suivi pour les procédures UNIHA
Création de la consultation dans notre logiciel
Création de la liste d'équivalence avec calcul gains sur achat

Gérer les demandes de prix :

Frappe des demandes, réponses, reconductions et suivi

L'adjoint administratif peut être amené à effectuer des missions de secrétariat dans le cadre de suppléance ou de renfort (Gérer l'agenda, planifier et gérer les dossiers pour les sous commissions)

c) Aptitudes et compétences attendues

CONNAISSANCES

Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

SAVOIR FAIRE

Pratique du logiciel d'achat Epicure
Pratique du logiciel Magh2
Pratique du logiciel Gildas
Pratique du logiciel ITEM
Pratique du logiciel Pack Office
Collaboration étroite et permanente avec les Pharmaciens
Travail en équipe
Sens de la Communication notamment avec les Directions, les services, les sociétés
Transmission des informations

SAVOIR ETRE

Capacités d'Organisation, rigueur, sens des responsabilités
Autonomie et Esprit d'initiative
Disponibilité et réactivité
Discrétion
Polyvalence, solidarité au sein de l'équipe
Sens du relationnel/Qualité d'écoute

CHU de Saint-Étienne Hôpital Bellevue
-
42055 Saint-Etienne

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