ASSISTANTE DE DIRECTION

ASSISTANTE DE DIRECTION

CDD

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons une Assistante de Direction.

Rattachement hiérarchique : directeur délégué
Liaisons fonctionnelles internes :
- Équipe direction,
- Présidence CME
- Chef de pôle, CSS
- Encadrement de proximité
- Instances et commissions
Liaisons fonctionnelles externes :
- Direction des établissements DC et GHT Béarn Soule
- ARS, Département, ensemble des partenaires extérieurs

Contenu du poste:

MISSIONS - OBJECTIFS PRINCIPAUX DE LA FONCTION :
Assiste le directeur et DRH DAM afin d'optimiser la gestion de ses activités (gestion de planning, préparation de réunions, organisation de déplacements, communication, accueil, ...).
Organise et coordonne des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées aux missions du Directeur et au fonctionnement de l'établissement.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (en lien avec la direction des affaires générales) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...)
Assiste le PCME et Vice PCME

LISTE DES ACTIVITÉS, DES TÂCHES ET DES OPÉRATIONS AFFÉRENTES A LA FONCTION
- Gérer les rendez-vous, l'agenda du Directeur, sérier et prioriser les appels et les accueils physiques, constitution des dossiers de rendez-vous journaliers,
- Rédiger des projets de courriers et de notes,
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les projets en interne et en externe,
- Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier, la gestion des messages électroniques de la boîte mail de la direction générale,
- Traiter les courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Organiser les déplacements du Directeur,
- Préparer et organiser des réunions et des commissions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)
- Gérer les dossiers individuels du directeur et de tous les directeurs adjoints (point de dossiers, évaluation, dossier administratif, demande de congés, mobilité)
- Organiser les plannings des gardes de direction
- Participation à l'élaboration et au suivi de certains dossiers en lien avec la présidence de CME, la direction des affaires générales, DRH-DAM en support du secrétariat de cette direction, de la chargée de communication

CONNAISSANCES REQUISES
Savoirs
- Méthodes de classement et d'archivage
- Modalités d'accueil
- Techniques de prise de notes
- Normes rédactionnelles
- Techniques de gestion administrative
- Maîtrise des outils de bureautique (traitement de texte, tableur, diaporama)
Qualités requises
- Méthodologie et rigueur
- Qualités en communication
- Discrétion, confidentialité
- Compétences pédagogiques
- Qualité d'adaptation au changement
- Qualités relationnelles et humaines, discernement, diplomatie

EXIGENCES
- Poste à temps plein
- A pourvoir dès que possible
- Horaires : à préciser
- Repos : hebdomadaire
- Congés annuels et RTT
- Titulaire d'un BAC +2 dans le domaine d'assistanat de direction ou gestion

CONTRAT ET REMUNERATION
Contrat de remplacement CDD
Rémunération selon la grille FPH Adjoint administratif

Centre hospitalier général
BP 160
64404 Oloron-Sainte-Marie cedex

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