Secrétaire pédagogique H/F

Secrétaire pédagogique H/F

Mutation; Détachement; CDD

L'ÉTABLISSEMENT :
Le Centre Hospitalier Régional Metz-Thionville est un établissement multi-sites, composé de : l'hôpital Mercy (Metz), l'hôpital Bel Air (Thionville), l'hôpital Femme Mère Enfant de Metz, l'hôpital Femme Mère Enfant de Thionville, l'hôpital d'Hayange, l'hôpital Félix Maréchal (Metz), l'EHPAD Saint Jean, l'EHPAD Le Parc, ainsi que de services partagés avec l'HIA Legouest.
Avec plus de 1 900 lits et près de 7 000 professionnels, le CHR Metz-Thionville est l'établissement de santé le plus important du territoire Nord lorrain couvrant un bassin de population de 880 000 personnes et un champ d'activités complet, grâce notamment à des plateaux techniques modernes et des équipements de pointe. Le CHR est aussi le 1er employeur de Moselle.
Pour en savoir plus : https://www.chr-metz-thionville.fr/sites/default/files/2024-06/Chiffres%20cl%C3%A9s%202023_compressed.pdf
Devenir un agent du CHR, c'est bénéficier :
- d'une politique de recrutement et de rémunération attractive
- de la possibilité d'effectuer une carrière complète au CHR
- d'une offre de formation riche et personnalisée
- d'un accompagnement à la promotion professionnelle
- d'une politique QVT (Qualité de Vie au Travail) active et attractive. Exemple: une salle de sport accessible 24/7 sur le site de l'hôpital Bel-Air de Thionville
- de la possibilité d'adhésion au CGOS (Comité de Gestion des Oeuvres Sociales) proposant un vaste panel d'offres réservées : CESU, chèques-vacances, abonnement sport, tarifs préférentiels locations, aide aux prêts...
- de la prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail
- d'un service de restauration type self sur les sites de Mercy et Bel-Air (repas complet à moins de 5 )
- d'un parking gratuit
LE POSTE :
Activités principales:
Réaliser différents travaux de secrétariat liés aux activités de formation menées au sein des instituts et écoles
Assister et collaborer avec la DSC et le cadre supérieur de santé adjoint de la DSC responsable pédagogique dans le suivi des dossiers
Être à l'écoute des étudiants et assurer le suivi d'une ou plusieurs promotions
Renseigner les formateurs, les intervenants et les parties prenantes des instances
Participer à la mise en uvre de la démarche qualité et gestion des risques dans les processus
Gestion administrative des Instances ICOGI, Sections pédagogiques,sections disciplinaires, Conseils Techniques, Conseils de discipline, Commissions de contrôle.
Organiser et participer aux épreuves de sélection (suivi des procédures en lien avec la carte d'identité sélection qualité) :
Assurer la gestion des étapes suite à la réalisation des épreuves d'admissibilité, d'admission dans le respect de la chronologie
Assurer la gestion des étapes du jury d'admission dans le respect de la chronologie.
Rédiger et transmettre le PV concours à l'ARS
Gérer l'année scolaire selon la cartographie des processus support et les cartes d'identité :
Gérer les listes d'inscription désistements et confirmations
Préparer l'organisation et assurer le suivi des notifications et du compte rendu des Instances (Procédures Instances)
Centraliser les documents et réaliser la version papier du projet pédagogique
Gérer et tenir à jour en temps réel, au moyen des logiciels dédiés / logiciel CPAM / tableau suivi Conseil Régional, l'ensemble des dossiers administratifs (Information bourses d'études, inscription sécurité sociale justificatifs présence, arrêt maladie, accident de travail)
Assurer, en fonction de l'école ou institut, les liens avec Pôle Emploi / Employeurs /OPCO/Conseil Régional pour tout dossier en lien avec la pédagogie et les étudiants ou élèves
Gérer les dossiers pédagogiques et administratifs des étudiants (évaluations, absences...) avec le coordonnateur d'année et/ou le référent de suivi pédagogique et/ou le CSS et le tableau de bord de suivi des mouvements des promotions
Tenir à jour en temps réel le dossier scolaire des étudiants, en lien avec référent d'année et référent de suivi pédagogique
Mettre en place des tableaux de bord de suivi des intervenants et gérer selon la procédure d'indemnisation des intervenants et vacataires
Gérer les activités support en lien avec la carte d'identité de l'enseignement clinique :
Assurer le départ en stage : conventions et lettre d'affectation, prendre les messages des acteurs de terrain (maître de stage, tuteur) pour la DCS, les CSS adjoints et les formateurs référents stages et/ou pédagogiques, et les transmettre selon leurs degrés d'urgence
Envoyer après le stage, à la DRH et au service des finances des sites concernés, les fiches de remboursement des frais de déplacement et indemnités de stage des étudiants
Vérifier le suivi des remboursements dans le respect des délais
Participer à la réalisation de la carte d'identité processus certification :
Gérer la C.A.C. : préparer, gérer le secrétariat de la C.A.C. et diffuser le compte-rendu en lien avec le CSS.
Élaborer et gérer des tableaux de bord de suivi des activités en vue de la finalisation du Rapport d'activité annuel.
Gérer les enquêtes D.R.E.S.S.
Gérer les archives selon la procédure d'archivage
Activités complémentaires :
Participer à la mutualisation des secrétariats en assurant la continuité et le renfort des activités sur le même site (remplacement d'un collègue lors d'un congé annuel ou d'un arrêt maladie)
Aider ponctuellement tout collègue en difficulté en cas de pic d'activité
Accueillir et intégrer des nouveaux/(elles) professionnels/(elles), des stagiaires en bureautique ou élèves et assurer le tutorat des personnes en lien avec le DSC
Informer les personnes et/ou candidats sur l'organisation et le déroulement des épreuves de sélection
Intervenir auprès des étudiants/élèves pour toute information administrative concernant les promotions en cours
Participer à des réunions extérieures d'information
Participer à des réunions de travail de la coordination des instituts et écoles
Gérer les commandes (petit matériel, matériel pédagogique, pharmacie) en lien avec les Cadres de santé formateurs et le CSS.
PROFIL RECHERCHÉ :
Connaître des techniques de secrétariat et du logiciel de gestion spécifique au parcours des étudiants et élèves.
Avoir une connaissance approfondie des outils bureautique récents Word, Excel, Power Point et les exploiter dans les différentes activités administratives
Disponibilité
Écoute
Tact et discrétion
Maîtrise de soi
Rigueur
Anticipation
Sens de l'organisation
Sens du travail en commun
Capacités de communication
Ouverture d'esprit
Gestion du stress

Hôpital de Mercy
1, Allée du Château - 57530 Ars-Laquenexy 1, Allée du Château - CS 45001 - 57085 Metz Cedex 03
57038 Metz

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