Assistant Médico Administratif / Adjoint Administratif

Assistant Médico Administratif / Adjoint Administratif

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Présentation de l'activité

Le Centre de Référence des Troubles du Comportement Alimentaire permet une prise en charge spécialisée et une amélioration de l'accès aux soins pour les patients souffrant de TCA (anorexie, boulimie) provenant de la Loire, de la Drôme et l'Ardèche grâce à un traitement pluridisciplinaire coordonné pendant une longue période et réunissant en ses lieux des compétences et des équipements de haut niveau.

Missions principales du centre de référence :

Accueil,
Diagnostic,
Proposition et coordination du parcours de soins,
Information et formation,
Évaluation recherche.

Population accueillie :

Enfants (hors nourrisson), adolescents et adultes présentant une anorexie mentale, une boulimie ou des troubles non spécifiques du comportement alimentaire.
Le surpoids, les préoccupations autour d'une alimentation équilibrée, l'obésité ne relèvent pas des missions du centre.

ORGANIGRAMME et EFFECTIF DU SERVICE

- Chef de pôle : Pr Catherine MASSOUBRE
- Chef de service : Dr Lucile GONNAUD
- Cadre supérieur de santé : Laurent DESCOURS

Effectifs du secrétariat
- 1 ETP

CADRE GENERAL DU POSTE

L'AMA assure les missions qui lui sont confiées sur les domaines suivants :
Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient
Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché
Planifier l'activité de gestion des rendez-vous de consultation et d'hospitalisation
Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le PUBLIC et/ou orienter des appels téléphoniques en fonction de leur nature

MISSIONS GENERALES et SPECIFIQUES DU POSTE

Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements)
Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens)
Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)
Tenue à jour du dossier patient
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

COMPETENCES et CONNAISSANCES

Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Diplômes requis :
- Etre titulaire du baccalauréat F8 ou SMS ou d'une formation équivalente
- BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

Formations obligatoires :
- Identitovigilance
- Bien communiquer pour mieux coopérer
- Confidentialité
Formations à réactualiser tous les 4 ans

SAVOIR FAIRE

Mettre en route les différents postes de travail
Maîtriser les outils informatiques de planification, de validation et de frappe des comptes-rendus
Travailler en équipe pluridisciplinaire
Faire preuve de discernement face à des informations confidentielles
Savoir prendre du recul face à une situation
Respecter les règles de confidentialité.
Connaître les modes dégradés
Transmettre ses connaissances
Participer à la rédaction et à l'amélioration des procédures

SAVOIR ETRE

Etre capable de travailler en équipe pluriprofessionnelles
Avoir le sens de la communication et des relations
Respecter les règles du secret professionnel et de la discrétion professionnelle
Etre dynamique et motivée
Faire preuve de rigueur et de méthodologie professionnelle
Faire preuve de respect à l'égard des patients et des intervenants
Avoir le sens du contact : être accueillant, courtois, discret, diplomate
Capacité d'intégration dans une équipe pluridisciplinaire
Etre capable d'autonomie dans son travail
Développer une attitude positive en toute circonstance
Faire preuve de mobilité.
Inscription dans une démarche de projet et de qualité continue
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
S'adapter à l'activité du service

HORAIRES et CYCLE DE TRAVAIL

- Du lundi au vendredi : Amplitude horaire 8 H 00 16 H 40 (7h40 par jour). A noter que le planning intègre 2 corps de métier AMA et IDE.

LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS

Les secrétaires médicales sont sous l'autorité de la Direction des Soins.

Dans l'unité, elles travaillent sous l'autorité de la cadre médico-administrative.

Elles travaillent en collaboration avec :
- L'équipe médicale et soignante pour l'organisation du circuit des patients
- Les usagers pour toute réponse à des demandes d'information, de renseignement
- Les bureaux des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients
- Les services médico-techniques pour la réalisation d'examens complémentaires.

RISQUES LIES AU POSTE (décret n° 2001-1016 du 5 Novembre 2001)

Risques et nuisances liées au travail sur écran

CHU de Saint-Étienne Hôpital Nord
-
42055 Saint Etienne

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