Secrétaire Administratif(ve) H/F à l'IFSI/IFAS

Secrétaire Administratif(ve) H/F à l'IFSI/IFAS

L'ÉTABLISSEMENT :
Le Groupement Hospitalier Portes de Provence est un établissement public de santé, du GHT Drôme-Ardèche Vercors. Il est situé à Montélimar (26) et composé de services MCO et de 3 EHPAD. De nombreuses spécialités sont en cours de développement ou de renforcement. L'établissement compte près de 2000 agents.

Montélimar se situe dans une région agréable à proximité de nombreuses zones touristiques et à égale distance des Alpes et de la Méditerranée. C'est une ville agréable, dynamique, située à 1h30 de Lyon, Montpellier, Grenoble et Marseille en Drôme Provençale (Accès autoroutier et TGV), le bassin de la population est de 50 000 habitants sur Montélimar et villes environnantes, et le bassin global sur le territoire de Montélimar est de 182 000 habitants (environ).

LE POSTE :
Le GHPP recherche un(e) secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) pour l'Institut de Formation en Soins Infirmiers et de Formation Aides-Soignants du Groupement Hospitalier Portes de Provence de Montélimar sur un remplacement à temps plein du 1er Janvier au 15 Mars 2025.
MISSIONS PRINCIPALES
· Participer à l'organisation administrative générale de l'institut de formation.
· Assurer le secrétariat de toutes les activités de l'IFSI-IFAS ainsi que le secrétariat de la Direction de l'institut.
· Participer à la gestion administrative des formations initiales et continues, de la scolarité des apprenants
· Collaborer au suivi financier des promotions d'étudiants infirmiers et élèves aides-soignants.
· Participer au suivi et au développement des aspects techniques et technologiques de la structure de formation.
ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES
Activités administratives :
Assurer la Réception, le traitement, l'orientation des appels et/ou des messages électroniques de l'institut.
Assurer la frappe des courriers, comptes-rendus, procédures, conventions et tout autre document indispensables à l'organisation de l'institut.
Garantir l'envoi et la réception des courriers et des mails et leurs transmissions aux personnes concernées.
Participer à l'organisation administrative et logistique des épreuves de sélection d'entrée en formation paramédicale, des pré-rentrées et des rentrées scolaires des apprenants et des diplomations des étudiants et élèves de fin d'année.
· Participer à la relation avec les tutelles (Conseil Régional, DREETS, ARS, La Direccte GH Portes de Provence) et les partenaires (Pôle Emploi, OPCO, Université, employeurs...) dans l'optimisation et l'efficience de la gestion administrative et financière des apprenants.
· Gestion administrative des instances liées à la gouvernance de l'institut
· Assurer la gestion administrative de la scolarité (formation théoriques et cliniques) des élèves, étudiants : Garantir la complétude du dossier de l'apprenant, la traçabilité administrative, le suivi et la mise à jour du dossier ...),
Collaborer à l'archivage matériel et numérique des documents et des organisations.
Gestion administrative des intervenants/jury en collaboration avec la direction et les services supports,
Gestion administrative des formations hors périmètre et des dossiers des stagiaires
Suivi des aides individuelles (bourse, FSS),
Recueil de données et saisie d'indicateurs sur tableau de bord
Courrier des sorties de stage
Co saisie du masque de saisie de la DREETS (identités et notes) en lien avec la direction (saisie des tableaux et envoi des pièces justificatives),
Saisie du module « apprenants » de SOLSTISS sous le contrôle de la direction
Gestion de l'assiduité mensuelle des étudiants et élèves, (logiciel, Kairos, transition pro, employeurs),
Participer à la bonne tenue des locaux en collaboration avec les équipes pédagogiques, logistiques et la direction
Participer à la démarche qualité de l'Institut
Activités liées au service des usagers (gestion et fonctionnement de la structure) :
Accueillir, informer et orienter le public.
Participer, en collaboration avec l'Agent Multimédia, à la mise à jour les informations figurant sur le site internet de l'Institut.
Etre disponible auprès des apprenants afin de répondre, dans la mesure de ses compétences, à leurs demandes et à leurs besoins,

PROFIL RECHERCHÉ :
SAVOIRS ET APTITUDES LIEES AU POSTE
Excellentes maitrises de Word et Excel souhaitées
Savoirs :
· Connaissances générales du fonctionnement et des organisations d'un établissement de santé,
· Connaissance de la réglementation liée à la formation,
· Connaissance et respect des protocoles, procédures en vigueur,
· Maitrise de l'outil informatique et de logiciels bureautiques,
· Maitrise de l'orthographe, syntaxe et grammaire.
Savoir-faire :
· Techniques de secrétariat (prise de note, rédaction de compte rendu, courrier, publipostage, tableurs...)
· Techniques de recherches documentaires,
· Classement et archivage,
· Accueil physique et téléphonique,
· Gestion et organisation du temps,
· Capacité d'analyse et de synthèse,
Savoir être :
· Rigueur,
· Discrétion professionnelle et confidentialité,
· Ecoute, bienveillance et respect,
· Sens de l'organisation et des responsabilités
· Capacité d'intégration, esprit d'équipe, collaboration avec les différents interlocuteurs
· Respect des délais et sens des priorités,
· Autonomie et prise d'initiative,
· Adaptabilité et polyvalence,
· Curiosité intellectuelle,
· Dynamisme,
· Capacité de remise en question,
· Disponibilités.
RÉMUNÉRATION brut : 2200.00 / mois

Institut de Formation en Soins Infirmiers et Institut de Formation d'Aides-Soignantes IFSI
Zac Saint Martin 3 rue du Général Chabrillan
26200 MONTELIMAR

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