Gestionnaire Administrative

Gestionnaire Administrative

CDD; CDI

Gestionnaire Administrative
Direction de la Stratégie
Autorisations Contractualisation Coopération


Définition du poste :
Sous la responsabilité du Directeur des Affaires Médicales, des coopérations et d'appui à la stratégie, et de la Responsable Stratégie
En collaboration et soutien à la Responsable Stratégie, la gestionnaire administrative Stratégie assure le suivi administratif en matière de stratégie et de développement des coopérations et des partenariats.

Missions générales et administratives :
- Coordination et suivi du courrier et des mails
- Gestion des envois par courrier
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes, documents
- Elaboration, mise en place et actualisation d'outils de suivi
- Collecte de données
- Gestion de l'agenda « Stratégie », programmation de réunion
- Rédaction de compte rendu de réunions
- Planification des instances, participation et réalisation des comptes rendus

Missions Spécifiques :
Stratégie et projets médicaux :
Participer à la coordination des projets (médical et d'établissement)
Rédaction du projet d'établissement
Participer à la coordination et à l'organisation du suivi des contrats pluriannuels d'objectifs et de moyens pour les pôles et les directions fonctionnelles par thématique proposé par l'ARS.
Réalisation de diagnostic (avoir une connaissance élargie des activités interne à l'établissement et des activités du territoire)
Organiser des points de suivis DIM/ DAF et assurer le suivi des différents projets et des éléments diagnostic

Suivi des conventions et coopérations :
Gestion administrative
Création d'outils de suivi
Suivi des conventions et présentation d'un bilan annuel
Faire des propositions de rédactions

Dossiers d'autorisation :
Préparation des dossiers : organiser les collectes de données auprès des équipes et directions concernées.
Pré rédaction des données
Gestion administrative des dossiers de demande et de renouvellement d'autorisation d'activités de soins et de labélisation de l'établissement
Collecter des données
Préparation des visites de conformité

Appels à projets :
Gestion du comité de projet :
o Programmation des réunions
o Saisir les directions et les équipes concernées
o Actualiser le tableau de suivi des projets
o Mettre en place des plans d'actions
Rédaction des appels à projets et/ou demande de subvention en lien avec la Responsable Stratégie et en lien avec les pôles et les équipes concernées

Programmes d'éducation thérapeutique du patient :
Préparation des déclarations des nouveaux programmes ETP
Préparation des déclarations des demandes de renouvellement de programme
Suivi des rapports d'activités, annuel et quadriennal

Enquêtes :
Enquêtes de l'ARS, FHF, OR2S, DRESS.
Coordination interne des demandes de remontées d'informations auprès des différentes directions, encadrement, chef de pôles.

Rapport d'activité :
Coordination interne des demandes de rapports d'activités :
- Pôle gériatrique / CPEF / EMSP / PFR
- ..
Déclaration :
Déclaration des protocoles de coopération ou autres activités nécessitant des déclarations administratives

Lien Ville Hôpital :
Participer à l'organisation des événements ville hôpital
Travailler en collaboration avec la Direction de la communication, sur la communication des événements.

Aptitudes :
Dynamisme et implication professionnelle
Capacité à travailler en autonomie
Adaptabilité et réactivité
Capacité d'analyse de la situation et des enjeux
Rigueur administrative
Aisance à l'utilisation des outils bureautiques


Savoir être :
Sens de la confidentialité et de la discrétion
Sens de la diplomatie
Sens du travail en équipe
Aisance relationnelle
Capacité d'adaptation et de disponibilité

Profil recherché :
Formation de niveau Bac +2
Compétences techniques : Word, Excel (avancé), Power Point,
Une expérience sur une fonction similaire et une connaissance de l'environnement hospitalier seraient un plus

Centre hospitalier de Douai
Route de Cambrai BP 10740
59507 Douai

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