ADJOINT.E ADMINISTRATIF.VE - SECRETARIAT ECOLE DE SAGES-FEMMES

ADJOINT.E ADMINISTRATIF.VE - SECRETARIAT ECOLE DE SAGES-FEMMES

CDD; Détachement; Mutation

DIRECTION/SITE : Direction des Ressources Humaines/ Gabriel Montpied
SERVICE/POLE : Ecole de sages-femmes / EIFS

IDENTIFICATION DU POSTE
Grade : Adjoint administratif / Assistante Médico-Administrative
Métier : Secrétaire
Quotité de travail : 100% (37 h30)
Horaires et jours travaillés : 8H30 / 16H30 lundi au vendredi
Responsable(s) hiérarchique(s) :
Mme Leymarie Marie-Christine, Directrice de l'Ecole de sages-femmes
M. le Directeur des Ressources Humaines

PRESENTATION DU SERVICE
L'école de sages-femmes est située sur le site hospitalier universitaire Dunant.
L'équipe est composée de 6 ETP sages-femmes enseignantes et 1.5 ETP secrétariat.
Etudiants de PASS-LAS inscrits en première année de filière maïeutique, quatre promotions de 30 à 40 étudiantes sages-femmes, cinq promotion à l'horizon 2028 (réforme en cours du cursus en 6 ans).

DEFINITION DU POSTE
Les missions principales du poste proposé sont des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques et financiers.
Gestion des relations internes et externes du responsable hiérarchique.

DESCRIPTIF, ENVIRONNEMENT, PLACE DANS L'ORGANISATION
Accueil et information des futurs étudiants, étudiants, des enseignants, des intervenants et du public
- Traitement des appels téléphoniques et messages électroniques (transmission et enregistrement, réponse aux nombreuses demandes de renseignements)
- Diffusion de l'information (affichage, transmissions orales et écrites, etc.)
Gestion administrative des activités de formation
- Gestion des dossiers des étudiants
- Gestion administrative des stages (planification, conventions, indemnités, suivi)
- Gestion des archives
Participation à la gestion budgétaire
- Suivi du budget (commandes matériels) et taxe d'apprentissage
- Suivi des prises en charge financières des étudiants et des bourses d'études
- Gestion de la traçabilité liée aux paiements des intervenants
-Gestion de la traçabilité liée aux frais de déplacement des étudiants, des intervenants et des agents
- Elaboration des statistiques sur logiciels institutionnels


Participation à la gestion des étudiants
- Accidents en stage
- Attestations de présence
- Stages

RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

Internes : direction, équipe pédagogique, service scolarité universitaire de l'UCA, Écoles et Instituts de Formation en Santé du CHU

Externes : intervenants extérieurs, terrains de stage, conseil de l'ordre des sages-femmes, conférence nationale des enseignants de maïeutique, pôle emploi, Conseil Régional, ARS, public, organismes financeurs, employeurs

COMPETENCES REQUISES
Savoirs
- Connaissances en matière de terminologie médicale et pédagogique, connaissance des outils informatiques de base et spécifiques
- Maîtrise de la langue française et notions d'anglais courant
- Connaissance de la réglementation en matière de formation en santé

Savoir-faire
- Synthétiser dans une note l'information reçue ou traitée
- Orienter les personnes vers le bon interlocuteur
- Mettre en uvre les techniques de l'accueil téléphonique et physique
- Réaliser des documents en respectant les règles de présentation, maîtrise des outils bureautiques

Savoir-faire relationnel
- Capacité à travailler en équipe
- Présenter une image positive du service et de l'établissement
- Écouter, analyser et le cas échéant reformuler les demandes
- Établir des relations de confiance avec ses interlocuteurs
- Rendre compte à sa hiérarchie
- Faire preuve d'initiative aussi bien lors des relations téléphoniques que lors des questions posées par des correspondants internes ou externes, notamment en l'absence de son responsable hiérarchique
- Adapter le message et le vocabulaire au niveau de connaissance de l'interlocuteur
- Discerner les informations confidentielles de celles diffusables
- Capacité d'analyse des textes

Aptitudes et qualités
Discrétion et réserve
Qualités relationnelles, aptitudes à la communication
Sens de l'organisation, méthode et rigueur
Capacités de concentration et d'analyse
Esprit de coopération et d'initiative

CHRU Clermont- Ferrand CHU Estaing
1 place Lucie-Aubrac
63003 Clermont-Ferrand

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