Secrétaire médicale au Centre Hospitalier de Douai

Secrétaire médicale au Centre Hospitalier de Douai

CDD; CDI; Mutation

FILIERE : Médico-administrative
GRADE : Assistant Médico Administratif / Adjoint administratif

INFORMATION DU SERVICE
Service de rattachement hiérarchique : Direction de la Qualité, de la Gestion des Risques et de la Patientèle

MISSIONS DU POSTE
=> Saisie
- Saisie prioritaire des comptes rendus médicaux d'hospitalisations pour remise du courrier au patient, à sa sortie
- Saisie des courriers de consultations de la spécialité
- Saisie des comptes rendus opératoires et du code de l'acte renseigné par le chirurgien (pour la spécialité concernée)

=> Validation des courriers
- Hospitalisation : veiller à la validation numérique du courrier avant la sortie du patient
- Consultation : veiller à la validation numérique du courrier avant envoi aux correspondants
- Insérer un exemplaire papier du courrier validé, dans le dossier médical.

=> Accueil téléphonique
- Prise des appels téléphoniques externes (prise de RDV, demandes de renseignements, etc.)
- Gestion des appels téléphoniques internes (demandes de dossiers, etc.)"
=> Accueil physique
- Prise en charge de l'accueil et programmation des RDV

=> Gestion des rendez-vous de la spécialité
- Prise des RDV demandés au cours d'un appel téléphonique
- Prise des RDV demandés à la sortie d'une hospitalisation ou d'une consultation
- Programmation d'un bloc demandé au cours d'une hospitalisation (pour la spécialité concernée)
- Lien avec le corps médical de la spécialité pour la coordination des agendas et des RDV en attente
- Vérification du listing EPC pour toute prise de RDV dans sein du CH de Douai

=> Archivage
- Classer les dossiers à archiver par MOIS de naissance

=> Gestion des dossiers médicaux
- Rangement des dossiers médicaux,
- Localisation du dossier (dans le secrétariat ou salle de soins),
- Vérification si le dossier est complet (courriers de consultations, courriers de sortie, résultats,), sinon taper les documents en attente
- Rangement du dossier
- Transmission dans le secteur demandeur

=> Tri des courriers et résultats médicaux
- Ouverture du courrier et tri - Gestion des mails
- Mise à disposition du médecin ou ventilation dans le dossier médical
- Intégration dans le DMC, des résultats reçus au format dématérialisé, via une boite organisationnelle

=> Gestion des entrées dans le service
- Edition quotidienne des listes des entrées des patients non programmés dans le service,
- Localisation du dossier et réclamation si besoin dans le service concerné. Si le dossier se trouve aux archives, faxer la liste des dossiers concernés, clairement identifiés - Anticipation de la préparation des dossiers pour les patients programmés

=> Mise à jour des protocoles
- Mise à jour des protocoles de prise de RDV de la spécialité et validation par le corps médical

=> Gestion des agendas
- Paramétrage des agendas selon les disponibilités médicales (ouverture, fermeture ou création de plages)

INDICATEURS DE PERFORMANCE
- Retard dans le classement des résultats
- Taux de réponse aux appels téléphoniques > à 80%
- Hospitalisation : Délai de Prise en Charge à la sortie du patient
- Consultations : Délai de Prise en Charge
- Veille à la validation des courriers médicaux
- Satisfaction et respect des attentes des praticiens pour la prise des RDV

SPECIFICITES DU POSTE
=> Horaires
- Amplitude 8h-17h30
=> Polyvalence
- Turn over sur les différents postes de SAISIE, TELEPHONIE, LOGISTIQUE, CRO, selon l'organisation du secrétariat.

FORMATIONS ET COMPETENCES REQUISES
=> Formations
- Baccalauréat
- Diplôme de secrétaire médicale

=> Savoir
- Connaitre le classement d'un dossier médical
- Connaitre l'organisation du service et le personnel médical - Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire

=> Savoir-faire
- Assurer la gestion médico-administrative du service
- Maitrise des outils informatiques et logiciels concernés
- Appliquer les procédures
- Programmer des RDV
- Qualités d'accueil - Base de la terminologie médicale

=> Savoir-être
- Ecoute des usagers
- Esprit d'équipe et d'entraide
- Equité
- Dynamisme
- Organisation dans le travail
- Réactivité
- Ponctualité
- Bonne présentation
- Neutralité professionnelle
- Respect du secret professionnel
- Diplomatie
- Savoir travailler en équipe"

Centre hospitalier de Douai
Route de Cambrai BP 10740
59507 Douai

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