RESPONSABLE ADMINISTRATIF - ACHAT ET BUDGET

RESPONSABLE ADMINISTRATIF - ACHAT ET BUDGET

CDI; Détachement; Mutation

Présentation générale de l'établissement https://www.hopital-simoneveil.fr/
L'hôpital Simone Veil est un établissement de santé de proximité proposant une offre de soins diversifiée autour des services de médecine, de chirurgie, de gynécologie, de pédiatrie et d'une maternité (3300 naissances).
Il dispose également d'une offre de soins psychiatriques intra-hospitalière de 126 lits et extrahospitalière de 65 places, de services de soins de suite et réadaptation de plus de 110 lits. Le service des urgences adultes et pédiatriques de l'établissement recense plus de 84 000 passages par an.

Il dispose de deux Établissements d'Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD) de 224 lits et d'une Unité de Soins Longue Durée (USLD) de 101 lits.

Les 1154 lits et places de l'hôpital sont principalement répartis sur deux villes, Eaubonne et Montmorency

Présentation des services : nombre de lits, effectifs, budget
Plus de 1 100 lits et places dont 562 MCO, 108 SSR, 243 psychiatrie, 325 lits EHPAD-USLD, 20 HAD
Budget exploitation courante : 200 M (H)
2 090 ETP personnels non médicaux
344 ETP personnels médicaux (internes inclus)
6 pôles cliniques



II PRESENTATION DE LA DIRECTION DES ÉQUIPEMENTS, DES ACHATS ET DE LA LOGISTIQUE ET DU SERVICE RESTAURATION



La Direction des Équipements, des Achats et de la Logistique (DEAL) comprend quatre secteurs d'activité : Le service biomédical, les achats, la restauration et le secteur logistique

Le service restauration :
La fonction restauration du Centre Hospitalier Simone Veil fonctionne en régie. Ce service emploie 68 ETP et a fabriqué 727.000 repas en 2021.
Production jour (5 jours) : 2 796 repas
Capacité de production : 4000 repas par jours

L'unité centrale de production alimentaire de l'établissement, située sur le site d'Eaubonne, produit des repas à destination des patients hospitalisés dans les unités de soins de court, moyen et long séjour, des résidents des trois EHPAD (214 places), des patients des différentes unités de psychiatrie, du personnel du centre hospitalier.
Le service restauration dispose d'une cuisine relais au sein d'un des EHPAD de l'établissement (production mixte UCPA/Cuisine relais).

Le Responsable de la restauration travaille en collaboration avec une équipe de 5 encadrants (responsable administratif, chef de production, responsable allotissement, responsable self, chef de la cuisine relais)


III PRESENTATION DU POSTE

Fonction : Responsable administratif du service restauration

Position dans la structure :

Liaisons hiérarchiques
- Directeur des Equipements, des Achats et de la Logistique
- Responsable de la Restauration

Liaisons fonctionnelles
- Cadre de santé
- Cadres logistiques et techniques
- Gestionnaire de comptes
- Direction des finances
- Cellule des marchés publics du GHT
- Opérateurs d'achats mutualisés
- Trésorerie principale

Positionnement hiérarchique :
Le responsable administratif est placé sous la responsabilité du responsable de la restauration.



Missions principales :
- Organisation de la fonction « administration » sur la cuisine centrale : Gestion financière et budgétaire,
- Suivi des achats, marchés publics et des équipements
- Appui à la responsable de la restauration dans les différents projets de service

Principales taches :

- Gestion financière et suivi budgétaire
Organiser la saisie des engagements, la vérification et la liquidation des factures « restauration », en lien avec l'adjoint(e) administrative
Participer au suivi budgétaire du service restauration, en lien avec la responsable de la restauration : mettre en place et suivre les outils de gestion budgétaire (coûts, pourcentage d'achats écoresponsables)

- Gestion des achats et suivi des marchés
Participer à l'élaboration et au suivi des différents marchés du service : contrôler et évaluer les marchés (suivi des non-conformités, mise en place et suivi d'indicateurs et de tableaux de bord)
Participer aux différents processus d'achat (fonctionnement et investissement)
Etre l'interlocuteur des fournisseurs : être force de proposition pour l'achat de nouvelles références (négociation ponctuelle), régler les éventuels litiges
Etre force de proposition pour le développement des achats écoresponsables dans le respect des budgets alloués
Faire le lien avec le RESAH (Groupement d'achat) : faire remonter les remarques / doléances, participer à la rédaction, l'attribution et évolutions des marchés RESAH
Etre garant du respect des règles d'achat (commandes, facturation, contrôle des prix)

- Autres tâches administratives
Saisie des effectifs prévisionnels nécessaires à la production de repas
Participer à la gestion des équipements (acquisition, suivi de maintenance)
Organiser le suivi des différents documents administratifs et leur archivage

- Management du service administratif
Assurer le recrutement, l'encadrement (y compris formation) et l'évaluation de l'adjoint administratif (via le logiciel Clepsydre)
Assurer le suivi des horaires et des congés de l'adjoint administratif

-Participation à l'équipe d'encadrement
Participer aux réunions d'équipes
S'assurer de la bonne diffusion de l'information
Conseiller / appuyer le/la responsable de la restauration dans ses prises de décision et dans la gestion des projets de service
Etre force de proposition pour l'amélioration de l'organisation du travail

Qualités requises
Sens de l'organisation
Esprit d'initiative
Sens des responsabilités
Aptitude à l'encadrement

Connaissances requises
Maîtrise des règles de la comptabilité publique
Maîtrise de l'outil informatique
Maîtrise des logiciels Word et Excel

Formation et/ou expérience
Baccalauréat / BTS ou niveau équivalent, 3 ans d'expérience dans poste équivalent

Grade de référence
Catégorie B Adjoint des cadres / Technicien hospitalier

Horaires
Forfait jours
Amplitude horaire indicative 8h30 16h30 ou 9h 17h

Groupement hospitalier Eaubonne - Montmorency - Hôpital Simone Veil
14 RUE DE SAINT PRIX
95600 EAUBONNE

Voir la fiche de l’établissement