Assistant RH Accueil usagers et relations sociales (H/F)

Assistant RH Accueil usagers et relations sociales (H/F)

CDD; CDI; Détachement; Mutation

description du poste
1°etablissement proposant le poste

Issu de la fusion au 1er janvier 2015 des hôpitaux de Chambéry et Aix-les-Bains, le Centre Hospitalier Métropole Savoie propose une offre de soins complète de 1 912 lits et places répartis sur plusieurs sites. C'est l'établissement public de santé référent d'un bassin de santé correspondant au département de la Savoie et au secteur de Belley (Ain).

Cinquième Centre Hospitalier après les quatre CHU de la région Auvergne-Rhône-Alpes, il emploie 5 051 professionnels et réalise environ 65 188 hospitalisations et séances (hôpital de jour, radiothérapie, dialyse...) par an.

En tant que premier employeur de la Savoie, il offre des perspectives variées avec des parcours professionnels individualisés, pour favoriser la réussite du projet d'établissement.

En son sein, la Direction des Ressources humaines a pour mission le pilotage des personnels non-médicaux du CHMS.

Dans le cadre d'un travail de réorganisation mené sur l'année 2024, la Direction des Ressources humaines compte s'organiser en 2025, autour de 5 pôles :

- Le pôle Développement des parcours professionnels qui regroupe le service formation et le service recrutement, accueil, intégration

- Le pôle Vie Professionnelle de l'agent qui regroupe les services paie/carrière et GTT/Protection sociale/retraite

- Le pôle Prévention, QVT et Handicap

- Le pôle Pilotage de la donnée salariale

- Le pôle Accueil usagers et relations sociales



2° Poste et missions

Un poste d'adjoint administratif à 100%, est à pourvoir sur le site de Chambéry, dès que possible.

Le recrutement est ouvert aux contractuels et aux titulaires de la fonction publique.



3° Activités

Dans un contexte de création du pôle Accueil usagers et relations sociales, composé de 5 agents (1 responsable et 4 assistant(e)s RH), nous recherchons un(e) assistant(e) RH ayant pour missions :



Secrétariat

- Accueil physique et téléphonique, gestion des courriels et courriers, assurer le suivi des demandes

- Tâches de secrétariat (Publipostage - préparation de dossier impression)

- Distribution des bons de noël et préparation des tableaux pour la distribution des chocolats

- Edition des badges et guides

- Gestion stock papeterie du service

- Gestion des agendas

- Gestion de l'organisation des réunions à l'initiative de la DRH (réservation de salles invitation des interlocuteurs)



Gestion carrière et paie

- Réponses de 1er niveau, et orientation des demandes complexes

- Traitement du fichier "Point CDD", et suivi des agents en "CDI direct"

- Gestion des médailles et organisation de la remise des médailles lors de la cérémonie des vux

- Contrôle des dossiers RPPS/ordres professionnels (requête annuelle et contrôle)

- Recensement des agents parlant une langue étrangère

- Distribution des bulletins de paie

- Mise à jour des procédures relevant du secteur

- Attestations de niveau 1 type attestation CAF, inscription périscolaire, SFT, certificat de travail et attestation de présence,

- Edition de duplicata fiche de paie,

- Saisie des changements d'adresse,

- Préparation du SFT

- Organisation logistique des CAP, CCP

- Gestion des RDV des GCP, des encadrants et des responsables GCP

- Envoi en masse de publipostage (mise en stage, titularisation, comptes rendus d'entretiens professionnels)



GTT et protection sociale

- Réponses de 1er niveau, et orientation des demandes complexes

- Transmission des formulaires, information des formulaires existants et des liens pour y accéder



Relations sociales

- Gestion de la grève (assignation, préavis, remontées des données auprès de l'ARS)

- Mise à jour de l'espace intranet, avec force de propositions

- Gestion documentaire de la DRH, avec mise à jour du tableau de suivi des procédures et de l'intranet

- Appui logistique au CSE : Planification des rencontres, suivi de la réception des dossiers, suivi des demandes, réponses, préparation de la salle, réalisation du PV et du compte rendu.

- Appui lors des élections professionnelles



Formation continue

- Réponse de niveau 1 au sujet de la formation

- Information sur les éléments disponibles sur l'Intranet



Prévention des risques professionnels et mission handicap

- Réponses de 1er niveau, et orientation des demandes complexes

- Appui logistique au F3SCT: Planification des rencontres, suivi de la réception des dossiers, suivi des demandes, réponses, préparation de la salle

- Prise de notes et réalisation du compte rendu des F3SCT



Recrutement

- Gestion du vivier des candidatures (compléter le tableau de recrutement), du dépôt de candidature jusqu'au recrutement

- Gestion des réponses aux candidats, du recensement des informations (dossier de candidature, FRI) et planification des rendez-vous

- Gestion des réponses négatives suivant la fiche de synthèse de recrutement

- Planifier en automatique les rendez-vous pour les grades IDE, AS, PUER, IADE, IBODE, MER

- Gestion du fichier des non retenus (faux diplôme)

- Gestion du vivier des candidatures temporaires d'été : enregistrement des candidatures vérification des dossiers de candidature vérification des aptitudes médicales, puis transmission aux chargés de recrutement pour affectation des candidats

- Gestion des stages des professionnels non-soignants (liens école ou centre de formation signatures des conventions suivi du dossier) et gestion des stages rémunérés

- Gestion des chambres du bâtiment Sainte-Hélène, gestion des clefs et badges et facturation

- Gestion des badges des stagiaires

Les missions listés ci-dessus seront communes aux 4 assistant(e)s RH du pôle Accueil usagers et relations sociales afin de garantir une continuité de service et une qualité de service auprès des bénéficiaires.



4° Organisation

Cet emploi est placé sous la responsabilité de la Responsable Accueil usagers et relations sociales.



5° Temps de travail Horaires

- Horaire de travail : 37h30 sur 5 jours.

- Décompte horaire, soit 37h30 et 14 jours de RTT



6° Compétences requises

Cet emploi nécessite les compétences suivantes :

- Connaissance et appétence pour le domaine RH

- Travail en équipe

- Savoir organiser son travail et gérer son temps.

- Etre autonome et rigoureux

- Travailler dans le respect des règles institutionnelles

- Capacité d'adaptation

- Goût avéré pour la polyvalence

- Techniques d'écoute et de communication

- Discrétion professionnelle

- Sens relationnel, de la pédagogie

- Disponibilité

- Force de proportion

- Capacité rédactionnelle

- Compétence en frappe de compte rendu



7° Procédure

Les personnes intéressées et disposant des compétences requises peuvent adresser leur candidature (lettre + curriculum-vitae) à l'attention de Monsieur Pierre-Alain BAGUE, Directeur des ressources humaines, à l'adresse mail suivante: recrutement@ch-metropole-savoie.fr

Centre hospitalier Métropole Savoie
Place Lucien Biset BP 31125
73011 CHAMBERY

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