Secrétaire de direction H/F

Secrétaire de direction H/F

L'ÉTABLISSEMENT :
Le CHU de Limoges a trois missions de service public : les soins, l'enseignement, la recherche et l'innovation. Nos personnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1, le CHU Dupuytren 2, l'hôpital de la mère et de l'enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d'un Centre de biologie et recherche en santé.
Le CHU de Limoges recrute un(e) Secrétaire de Direction H/F
LE POSTE :
Mission principale :
Organiser pour le directeur de la DRLH principalement et les équipes DRLH, le traitement, la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques, la gestion et le suivi de dossiers internes à la direction.
Accueil physique :
- Des professionnels de santé (médecin, chef de pôle, cadre de santé, responsable de secteur...)
- Des personnes extérieures à l'établissement (stagiaire, étudiant, fournisseur, visiteur...)
- Tout personnel administratif et soignant
Accueil téléphonique :
- Réception et traitement des appels
- (Ré)orientation vers le bon interlocuteur/service
- Filtrage
- Prise de message
Gestion des plannings :
- Prise de rendez-vous et gestion des agendas en lien avec l'agenda institutionnel
- Organisation de réunions (préparation de dossiers, réservation de salle, commande de prestations...)
- Organisation de déplacements professionnels
Traitement et suivi des dossiers internes de la DRLH :
- Suivi, édition, diffusion, classement et archivage de dossiers
- Elaboration de documents supports
- Mise à jour des listes de diffusion
Traitement du courrier :
- Réception, tri, enregistrement, traitement et diffusion du courrier arrivé
- Réception et traitement de messages électroniques
- Prise de note, frappe, mise en forme et envoi de courriers
Gestion des fournitures/papeterie : Contrôle du stock, recensement des besoins, commande, réception, vérification et distribution
Missions spécifiques :
Création et suivi des cartes repas pour les personnes non rémunérées CHU (stagiaires, étudiants, personnel extérieur mis à disposition pour le CHU...)
Suivi, gestion et classement des dossiers assurances (Dommage/ouvrage et Flotte automobile) Traitement des contraventions du parc automobile (siteANTAÏ)
PROFIL RECHERCHÉ :
Formations Qualifications (Savoir ) :
Ø Maîtriser internet et les outils informatiques suivants : Outlook, Word, Excel, PowerPoint
Ø Connaître le fonctionnement et le contexte institutionnel : processus et circuits de prise de décision, champs de compétence des différents intervenants,
Ø Maîtriser les techniques d'accueil et d'organisation
Ø Travailler en équipe

Connaissances particulières (Savoir-faire ) :
Ø Ecouter en faisant preuve d'amabilité et traiter une demande en y répondant directement ou en l'orientant vers la personne ou le service compétent(e),
Ø Recueillir, enregistrer et classer une information selon le processus d'archivage du domaine défini et selon la nature de l'information,
Ø Mettre en forme un document selon les règles de présentation et de formalisme requis,
Ø Travailler en réseau : partager les informations, mutualiser les pratiques.

Qualités professionnelles (Savoir-être ) :
Ø Conceptue l :
Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle en vue de réduire les incertitudes : être soigneux, rigoureux, précis et faire preuve de méthode.
Ø Relationnel :
Faire preuve de qualités relationnelles pour établir aisément avec ses interlocuteurs une relation propice à la communication,
Faire preuve de retenue dans la divulgation d'informations et être capable d'en respecter la confidentialité.
Ø Contextue l :
Avoir le sens de l'organisation,
Etre réactif : répondre rapidement et de manière appropriée.

CHU Dupuytren 1
2 avenue Martin-Luther-King
87042 Limoges

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