ADJOINT ADMINISTRATIF (H/F) - IFSI / IFAS

ADJOINT ADMINISTRATIF (H/F) - IFSI / IFAS

CDD

L'IFSI/IFAS de Châteaudun recrute un/une SECRÉTAIRE

L'institut de formation en soins infirmiers et d'aides-soignants (IFSI IFAS) prépare :
- Au diplôme d'État d'infirmier(ère) : quota de première année de 60 étudiants
- Au diplôme d'État d'aide-soignant(e) : capacité d'accueil de 60 élèves
- À des formations continues à l'intention de professionnels de santé

DESCRIPTION DES ACTIVITES
Dans le cadre institutionnel, le/la secrétaire concourt à l'image de marque de l'IFSI-IFAS :
- assurer le fonctionnement du secrétariat de l'IFSI-IFAS.
- assurer la gestion administrative des dossiers des apprenants et contribuer à la délivrance de renseignements d'ordre général dans son domaine de compétences.
- Gérer l'accueil physique et téléphonique : accueillir, informer, orienter les publics
- Mettre en oeuvre l'organisation des secrétariats (missions d'accueil et pédagogique) de l'IFSI-IFAS tel que définie (tâches communes, tâches individuelles)
- Assurer la frappe et la diffusion des différents documents liés à l'activité de l'institut
- Traiter et coordonner les opérations et les informations administratives de l'apprenant, du concours au Diplôme d'État
- Participer à l'organisation des commissions d'attribution des crédits, des conseils pédagogique, technique et de discipline : préparation des documents, rédaction des procès-verbaux, invitations
- Gérer le processus de prise en charge des dossiers apprenants : création, transmission de l'information (absentéisme, dossiers de financement, relations avec les employeurs, relevés présence mensuelle pôle emploi et employeurs), classement des dossiers, épuration pour préparer l'archivage
- Gérer les différentes aides des organismes financeurs (dossiers de demande de bourses, « transition pro » )
- Renseigner les différentes enquêtes (Conseil régional, ARS, DREETS)
- Gérer la mise à jour du site internet concernant les concours
- Rechercher des sources de financements (taxe apprentissage) et transmettre aux services financiers
- Gérer la facturation des intervenants extérieurs (cours, jurys concours, travail initiation à la recherche)
- Collecter les données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d'activité de l'IFSI-IFAS
- Participer à l'organisation des stages cliniques en liaison directe avec le(s) formateur(s) référent(s) des stages de l'institut
- Gérer la facturation pour les indemnités de stage et transport aux étudiants et utilisation du logiciel Hexagone
- Gérer les plates-formes en ligne (pôle emploi, sécurité sociale)
- Gérer l'agenda et la planification des rendez-vous du Directeur de l'IFSI-IFAS ainsi que du coordonnateur pédagogique
- Gérer la régie des recettes de l'institut
- Assurer la veille documentaire professionnelle
- Assurer la gestion des stocks, des commandes de fournitures et consommables et suivi des livraisons
- Participer au suivi des dépenses de consommables
- Assurer le suivi de la maintenance d'une partie de l'équipement de l'IFSI-IFAS (photocopieur, fax, distributeur de boissons)
- Participer au développement de la démarche qualité au sein de l'IFSI-IFAS dans le cadre institutionnel, notamment dans la mise en place de procédures

De façon ponctuelle :
- Préparer les locaux prévus pour les concours
- Participer à la surveillance des épreuves de concours ou d'examen
- Accueillir les intervenants extérieurs
- Intervenir auprès des apprenants pour toute information relative à son domaine de compétence

DIPLÔME REQUIS :
Baccalauréat professionnel ou BTS de secrétariat ou expérience permettant de maîtriser le cadre de compétences d'une secrétaire d'Institut de Formation

CONNAISSANCES SOUHAITÉES :
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Maîtriser le vocabulaire professionnel, les règles de facturation des intervenants
- Savoir utiliser les outils bureautiques
- Se former et s'adapter aux évolutions de logiciel Log'IFSI
- Connaissance globale des textes réglementaires en lien avec les professions paramédicales formées, le fonctionnement des instituts, les droits des apprenants et la politique globale d'un Établissement Public de Santé.

RELATIONS PROFESSIONNELLES :
1) Relations hiérarchiques
- Directeur/trice Coordonnateur d'institut
- Coordonnateur/trice pédagogique Adjoint à la direction
- Formateurs
2) Relation fonctionnelles
- Documentaliste
- Ingénieur pédagogique multimédia / TICE
- Secrétaires
- Agents d'entretien
- Tous les acteurs concourants à la formation des apprenants
- Personnel des différents services de l'établissement support
- Tutelles : Agence Régionale de Santé (A.R.S.) Directions régionales de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS) Ministère de la santé - Conseil Régional
- Université
- Associations professionnelles

MODALITES D'EXERCICE :
Lieu de travail :
IFSI IFAS sites de Châteaudun et Nogent le Rotrou
Horaires habituels : Amplitudes horaire entre 8 H à 17 H en 8h-16h ou 9h-17h
Déplacements professionnels : au niveau départemental voire régional

Institut de Formation aux Soins Infirmiers & Institut de Formation d'Aides-soignants
Ancienne caserne Kellermann
28200 Châteaudun

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