Secrétaire IFSI USSEL : Antenne délocalisée Université Limoges

Secrétaire IFSI USSEL : Antenne délocalisée Université Limoges

CDD

- Service : IFSI USSEL
- Sites géographiques : Université Limoges
Si l'antenne IFSI se trouve dans les locaux des facultés de médecine et de pharmacie, le personnel rattaché à l'IFSI dépend du Centre Hospitalier de Haute Corrèze.

* Activités principales du suivi administratif par promotion
-Constituer ou réactualiser les dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants
-Créer et actualiser les listes, codes, mails des apprenants sur la plateforme pédagogique
-Compléter et transmettre les conventions avec les organismes de PEC financière, en assurer le suivi
-Élaborer les certificats de scolarité
-Créer les attestations de présence employeur France Travail
-Réaliser les attestations et courriers liés aux étudiants
-Enregistrement des droits d'inscription
-Assurer un suivi administratif de chaque étudiant sur Winifsi
-Participer à l'organisation des CAC
-Participer aux manifestations institutionnelles (journées portes ouvertes, forum des métiers, cordées de la réussite)
-Veiller au bon déroulement de la gouvernance de l'IFSI (ICOGI, section compétente à visée pédagogique et disciplinaire) : convocation, ordre du jour, feuille de présence, CR, accueil des participants, CR transmis à l'ARS
-Centraliser les documents nécessaires à la réalisation du rapport d'activité quantitatif avec notamment le suivi des cohortes

* Activités transversales
Activités liées à la régie :
-Transmettre régulièrement les chèques avec bordereau
-Activités liées à la gestion des intervenants :
-Relever les heures pour l'envoi au service de la paie, transmettre le relevé avec convention et RIB
-Établir le tableau annuel récapitulatif des coûts d'interventions par UE
-Activités liées à la gestion de la taxe d'apprentissage (en lien avec l'IFSI site Ussel)
-Travailler en collaboration avec les employeurs pour assurer la traçabilité et l'exhaustivité des données administratives des étudiants en contrat d'apprentissage.
-Enregistrer les recettes perçues en se coordonnant avec le service financier de l'établissement support
-Tracer les dépenses en fonction des commandes réalisées

Activités liées à la gestion des bourses :
-Informer si besoin les étudiants des conditions d'obtention de la bourse d'études sur critères sociaux offerte par la Région aux élèves et aux étudiants.
-Rassembler les notifications de bourse et en assurer la traçabilité dans le dossier scolaire

* Activités spécifiques
Organisation des mises en stage :
-Réaliser les tableaux pour les dates de suivi pédagogique et regroupement et les transmettre aux cadres formateurs
-Rédiger les courriers de regroupements et de suivis pédagogiques
-Éditer les conventions et les transmettre aux établissements receveurs, en assurer le suivi
-Veiller à la réactualisation de l'outil de suivi des lieux de stage et de leur capacitaire

Suivi des étudiants :
-Enregistrer les inscriptions au DEI
-Actualiser le thrombinoscope
-Organiser la logistique de la remise des résultats au DEI
-Organiser la logistique de la remise des TFE
-Pour la CAC : Préparer les dossiers

* Diplôme(s) professionnel(s) :
Minimum BEP secrétariat

* Compétences requises :
-Maitrise expression écrite et orale ainsi que des techniques d'accueil
-Maitrise outil informatique : Word, Excel, PPT, Outlook
-Bonne connaissance des plateformes d'enseignement à distance (Zoom, Teams.)

* Qualités requises :
-Avoir des aptitudes relationnelles
-Être rigoureux et organisé
-Être respectueux des règles de confidentialité
-Avoir un esprit d'initiative
-Savoir rendre compte
-Avoir le sens du travail en équipe
-Savoir prioriser et anticiper les activités

Centre hospitalier de Haute-Corrèze DC Hôpitaux de Corrèze
2 avenue du Docteur Roullet BP 55
19208 Ussel

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