ADJOINT.E ADMINISTRATIF.VE / AMA - 100% - SERVICE HYGIENE HOSPITALIERE - SITE GABRIEL MONTPIED

ADJOINT.E ADMINISTRATIF.VE / AMA - 100% - SERVICE HYGIENE HOSPITALIERE - SITE GABRIEL MONTPIED

CDD; Détachement; Mutation

IDENTIFICATION DU POSTE
N° de poste de travail (renseigné par la DRH) :
Grade : Assistant Médico-Administratif ou Adjoint Administratif
Quotité de travail : 100 %
Horaires et jours travaillés : 8h30 16h30
Responsable(s) hiérarchique(s) : Agent placé sous l'autorité
- Du Directeur du CHU Gabriel Montpied, Monsieur David PICCINALI-ABRIC, en relation avec Madame Nathalie BROCHET, Coordinatrice des Secrétariats Médicaux et Madame Mélanie SZCZUPACK, Cadre de proximité
Liens fonctionnels :
- Chef de Service : Pr TRAORE
- Président du CLIN :
- Président de la CAI :

PRÉSENTATION DU POLE RHEUNNIRS
Chef de Pôle : Pr SOUWEINE
Cadre supérieure de santé : Mme Maryse BALDET

DÉFINITION DU POSTE
Secrétariat d'Hygiène Hospitalière/CLIN/CAI/Équipe Mobile Hygiène
La secrétaire aura à travailler en collaboration étroite avec la secrétaire d'Hygiène Hospitalière (activités supplémentaires lors de ses congés).
La secrétaire devra assurer le secrétariat de commission lors de réunions ou groupe de travail en dehors des horaires habituels de travail (15 réunions par an).
La secrétaire est amenée à se déplacer sur tous les sites du CHU, ainsi qu'à l'UFR de Médecine Pharmacie.
L'organisation des formations et de la campagne de vaccination antigrippale demandent une capacité physique pour la gestion logistique (affichage, mise en place des stands pour la vaccination, gestion du matériel).


ACTIVITÉS EN RAPPORT AVEC L'ÉQUIPE OPÉRATIONNELLE D'HYGIÈNE
- Accueil téléphonique
- Gestion du courrier et des fax : réception, distribution et envoi
- Gestion des fournitures et du matériel : commandes et gestions des stocks des fournitures de bureau, matériel pour formation
- Gestion de l'utilisation des ordinateurs et des vidéoprojecteurs
- Gestion des plannings et congés au sein du service
- Saisie des résultats d'enquêtes et audits
- Rédaction des courriers et comptes-rendus
- Organisation des réunions de travail
- Participation à l'élaboration de documents pédagogiques
- Participation à l'organisation des formations hygiène (initiale et continue) : préparation du matériel et aide à l'installation


ACTIVITÉS EN RAPPORT AVEC LES COMMISSIONS INSTITUTIONNELLES (CLIN, CAI)
- Organisation des réunions de travail CLIN/CAI (réservation des salles, organisation de visioconférence)
- Rédaction des courriers et comptes-rendus du CLIN et de la CAI
- Edition et mise en forme des procédures du CLIN et de la CAI
- Saisie des résultats d'enquêtes et d'audits
- Organisation de la campagne de vaccination antigrippale
- Suivi et enregistrement des feuilles d'émargement des formations


ACTIVITÉS EN RAPPORT AVEC L'ÉQUIPE MOBILE D'HYGIÈNE DANS LES EHPAD
- Organisation de réunions de travail
- Planification de formation (réservation des salles, gestion des inscriptions)
- Rédaction des courriers et comptes rendus
- Participation à l'élaboration de documents pédagogiques
- Gestion des fournitures et du matériel
- Suivi et enregistrement des feuilles d'émargement des formations


COMPÉTENCES REQUISES
- Adaptabilité
- Organisation, méthodologie et rigueur
- Discrétion
- Polyvalence
- Capacité à travailler en équipe
- Esprit d'initiative
- Maitrise des outils bureautiques (Excel, Word, Power Point, Outlook)
- Connaissance du logiciel de gestion documentaire IntraQual.
- Connaissance de l'établissement (interlocuteurs des directions, structure des pôles et des services)


EXIGENCES ET CARACTÉRISTIQUES DU POSTE
- Suivre des formations pour actualiser et perfectionner ses connaissances professionnelles
- Capacité à se former à des outils plus spécifiques utilisés notamment dans un cadre de communication ou pédagogique (ex : Canva, Kahoot, Publisher)
- Planifier ses congés de façon rigoureuse en concertation avec l'autre secrétaire.

CHRU Clermont- Ferrand Gabriel-Montpied
58, Bd Montalembert
63003 Clermont-Ferrand

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