Détails de l’offre
Poste proposé
Gestionnaire administratif en charge des affaires médicales OU responsable administratif en charge des affaires médicales
Contrat
CDD
Descriptif
DEFINITION:Réaliser les activités de gestion RH dans le respect des règles et procédures définies.
Recevoir, informer, conseiller les professionnels médicaux de l'établissement.
Toutes les missions listées ci-dessous sont partagées avec le 2eme gestionnaire des affaires médicales.
POSITION DANS L'ORGANISME:
Le gestionnaire des affaires médicales est positionné sous la responsabilité de l'attachée d'administration en charge de la direction des affaires médicales, elle-même sous la responsabilité du directeur général.
DESCRIPTION DES TACHES:
Le gestionnaire des affaires médicales assure la gestion administrative de la direction des affaires médicales des médecins dans l'établissement :
Gestion administrative :
- Traiter, mettre en forme et archiver des documents
- Répondre aux questions relatives à son secteur d'activité
- Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels
- Rédiger les courriers relatifs à son domaine d'activité
Gestion du recrutement médical :
- Publier les offres d'emploi sur les différents réseaux
- Réceptionner et traiter les candidatures
- Vérifier la complétude et la faisabilité des dossiers de candidatures
- Transmission des candidatures aux chefs de service et/ou chefs de pôle
Gestion des contrats de travail :
- Rédiger des contrats de travail et avenants
- Mise à jour de la cartographie
- Suivre la durée des contrats de travail et les délais de préavis
- Procéder à la prolongation des contrats de travail
- Etablir des fins de contrats et des attestations de travail
- Communication aux médecins pour signature de leurs contrats / avenants
Gestion des effectifs médicaux et du budget :
- Suivi de la masse salariale
- Suivi du budget
- Gestion et publication des postes sur le logiciel Logimed (poste de praticien hospitalier)
- Complétude des différentes enquêtes (SAE, rapport social, ENC, RTC, rapport d'activité)
- Elaboration EPRD, PGFP
Gestion des dossiers stagiaires associés :
- Création du dossier sur le site de la Préfecture
- Suivi des dossiers
- Rédaction des contrats
Gestion des intérimaires :
- Solliciter les agences d'intérim dans le respect du marché établi
- Validation des candidats et des dates d'interventions auprès de l'agence
- Mettre en contact le chef de service et /ou le chef de pôle
- Trouver un logement si nécessaire
- Liquider les factures après mission
Gestion des internes :
- Création des dossiers sur Hextant
- Relation avec l'ARS pour les pré-choix et affectations + remontée des postes, création des postes + mises à jour des agréments
Gestion de la paye des médecins :
- Saisie des éléments de paye de l'ensemble des médecins, internes, externes, intérimaires, stagiaires associés
Gestion de la facturation :
- Saisie, contrôle et suivi des factures (mises à disposition, agences intérim)
- Elaboration des titres de recettes
Gestion des instances :
- CME
- COPS
- CAL
Gestion du temps de travail:
- PDS
- Tableau de service
- Absences (maladie, congés)
- Temps de Travail Additionnel
SAVOIRS-FAIRE:
- Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
- Classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Conseiller, orienter et répondre aux demandes des médecins
- Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son métier
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (excel, word, Hextant, Logimed)
LIAISONS INTERNES/EXTERNES:
- L'ensemble de la communauté médicale
- Le Président de la CME
- L'attachée d'Administration
- Le Directeur Général
- Les partenaires (agences intérim, médecins experts...)
CARACTERISTIQUES DES CONDITIONS DE TRAVAIL:
8.1 Organisation du temps de travail Repos fixes
Congés annuels et RTT programmés en concertation avec son responsable hiérarchique en tenant compte des contraintes professionnelles (respect des calendriers de paye)
Poste temps plein
Horaires en 7h40 : de 8h à 12h et de 12h30 à 16h10 ou de 9h à 12h et de 12h30 à 17h10
8.2 Environnement Bureau partagé avec le 2nd gestionnaire en charge des affaires médicales
Lumière naturelle
8.3 Sécurité
8.4 Ergonomie du poste Poste assis sans manutention de charge
EXIGENCES/PROFIL DE LA FONCTION
Connaissances requises :
- Communication
- Statut de la fonction publique / décret relatif aux contractuels
- Gestion budgétaire et administrative
- Gestion des affaires médicales
- Logiciel dédié à la gestion RH
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Savoir-faire technique :
- Informatique (Excel, Word)
- Ecrits professionnels
- Classement et archivage
- Evaluer la pertinence, la véracité des données et/ou informations
Savoir-être :
- Sens de l'accueil
- Sens de l'organisation
- Secret professionnel
- Gestion du stress
- Capacité d'adaptation
- Capacité à travailler en équipe
Personne à contacter
Recrutement
Si vous souhaitez candidater à cette offre d'emploi, merci de bien vouloir envoyer un CV et une lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Directeur du Centre Hospitalier Alès-Cévennes - 811 avenue du Dr Jean Goubert - BP 30100 ALES ou à l'adresse mail : [email protected]Pour consulter la fiche de poste et pour toute question complémentaire, le bureau du Recrutement est joignable à l'adresse [email protected].
Etablissement
Centre hospitalier Alès-Cévennes
811 avenue Docteur Jean Goubert BP 20139
30103 Ales
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