secrétaire (DSC/CESU)

secrétaire (DSC/CESU)

CDI

Description du poste
Le Centre Hospitalier de Chaumont est un établissement situé en Haute-Marne, labellisé hôpital de proximité, reconnu pour la diversité de ses soins. Il propose des services spécialisés en médecine, chirurgie, obstétrique et gériatrie, avec une maternité qui se distingue par un accompagnement personnalisé des familles. L'hôpital dispose également d'un Centre d'Enseignement des Soins d'Urgences (CESU 52).
L'établissement recherche un ou une secrétaire qui sera positionnée sur deux missions distinctes à 50% chacune.
- Un premier poste de secrétaire à la Direction des Soins dont les missions principales seront d'organiser pour la responsable hiérarchique et pour l'équipe des Cadres Supérieurs de Santé la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et gérer les communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers pour la Coordination Générale des Soins.
Accueil physique des personnes agents et/ou visiteurs, renseignements et orientation
Réception et traitement des appels téléphoniques : filtrage des appels, renseignements et orientation, prise de RDV.
Gestion des fournitures.
Gestion du courrier entrant : réception, distribution et ouverture de celui de la Directrice des Soins
Gestion de l'agenda : prise des rendez-vous, organisation et planification des réunions thématiques et institutionnelles, tenue des agendas.
Rédaction et diffusion des ordres du jour et des comptes rendus des diverses réunions.
Préparation des dossiers nécessaires aux réunions et interventions.
Réservation et gestion du véhicule attribué à la Direction des Soins.
Réservation et gestion des salles de réunions.
Mise à jour des listes de diffusion, rappel des informations importantes et transmissions des messages.
Prise de note, frappe et mise en forme.
Suivi des projets de la direction des soins (mise à jour des renseignements : plan blanc, organigramme, astreintes des cadres de santé).
Gestion des ressources humaines de la Direction de soins (prise de rendez-vous, diffusion des plannings, planification des congés).
- Le second poste à 50% est celui de secrétaire pour le centre d'enseignement des soins d'urgences (CESU 52) qui a pour missions principales : l'organisation de l'activité du CESU, gestion administrative des formations et coordination des moyens du centre en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations.
Information du public sur l'offre de formation, ses délais d'accès et les résultats obtenus (élaboration plaquette publicitaire et diffusion aux professionnels de santé du département)
Centralisation des inscriptions (CH et EHPAD Langres-Chaumont-Bourbonne, demandes extérieures...).
Gestion des conventions des organismes extérieurs pour les CH de Chaumont et de Langres.
Gestion des convocations.
Édition d'un dossier pour chaque session de formation.
Élaboration de l'attestation de formation aux soins d'urgence pour chaque participant, après collecte des renseignements et mise en place des recommandations en fonction des situations de handicap.
Élaboration des certificats de réalisation pour les organismes extérieurs.
Remise des diplômes et/ou attestations aux participants en fin de session.
Tenue et mise à jour de fichiers de suivi de formation des agents pour chaque service
Élaboration du Bilan de l'année du CESU
Envoi annuel du bilan à l'ANCESU
Participation aux réunions, production documents et actions mises en place pour la Certification (Qualiopi)
Gestion de la publicité
Gestion du questionnaire de satisfaction des organismes extérieurs
Exigences du poste :
- Savoir accueillir et orienter
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et informatiques (logiciels etc)
- Élaborer/adapter/optimiser le planning de travail
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, des documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
- Analyser et optimiser un/des processus
Profil recherché :
BAC (niveau 4) professionnel en secrétariat (avec expérience) ou BTS (niveau 5) assistante de direction
Rigoureux, méthodique et organisé
Aisance dans la maitrise de l'outil bureautique
Caractéristiques du poste :
Le poste est à pourvoir en date du 02 juin 2025 en CDI à temps plein (50%-50%), 37h30/semaine avec 28 CA et 15 RTT. Jours ouvrables (5 jours par semaine) à adapter en fonction des activités et de la charge de travail de chacun des postes, du lundi au vendredi avec des repos fixes les samedis et dimanche.
La rémunération est basée sur la grille indiciaire de la FPH : à partir de 2 227.41.
Vous pourrez bénéficier du CGOS (Comité de Gestion des uvres Sociales) qui vous permettra d'avoir accès à un grand nombre d'avantages tels que : billetterie et location vacances à prix réduits, chèques vacances, chèques cultures...Le Centre Hospitalier de Chaumont dispose aussi d'une association locale donnant accès, aux agents de l'hôpital, à des réductions auprès des commerçants et des activités à prix réduits.
Le poste vous intéresse alors n'hésitez pas à nous transmettre votre cv et lettre de motivation, nous serons ravies de vous lire.
Type d'emploi : CDI
Rémunération : à partir de 2227,41 par mois
Avantages :
Restaurant d'entreprise
RTT
Horaires :
Du lundi au vendredi
Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel
Date de début prévue : 02/06/2025

Centre hospitalier
2, rue Jeanne d'Arc CS 10514
52014 Chaumont

Voir la fiche de l’établissement