Assistante de Direction et Affaires générales

Assistante de Direction et Affaires générales

CDD

ASSISTANTE DIRECTION ET AFFAIRES GENERALES
Poste :
Un adjoint administratif hospitalier est chargé des tâches administratives, des fonctions d'accueil et de secrétariat.
Une grande partie de ses tâches s'effectue, installé à un bureau, à travailler sur un ordinateur ou en relation directe avec l'encadrement et la direction.
Le poste est à pourvoir à temps plein au mois d'avril 2025 à hauteur de 100 %.

Fonctions et responsabilités :
L'adjoint administratif hospitalier s'occupe de la gestion quotidienne : gestion du courrier et des e-mails, accueil téléphonique et physique, prise de rendez-vous, dactylographie, recherche documentaire, préparation de dossiers, réalisation de tableaux statistiques, etc.
En lien avec la direction et la direction adjointe, il assure le suivi des dossiers liés aux affaires générales ; assure le secrétariat de direction : gestion de l'agenda et du courrier du Directeur, frappe des courriers ainsi que des notes de service, organise les instances, réalise la rédaction et la frappe des comptes-rendus ; les protocoles, organise la fonction accueil en lien avec les besoins des résidents et des familles.

Activités principales :
-Accueil téléphonique et physique du public.
-Ouverture, enregistrement et tri du courrier.
-Tenue de l'agenda de la direction.
-Organisation des réunions.
-Rédaction de courriers.
-Préparation des dossiers et rédaction des procès-verbaux.
-Rédaction et frappe de tous les CR institutionnels.

Qualités essentielles, compétences nécessaires :
-Maîtriser les outils de bureautique : traitement de texte (Word par exemple), boite e-mail, organisateur de RDV (Outlook par exemple), les logiciels liés à l'activité.
-Maîtrise de l'orthographe, de la grammaire et de la synthase.
-Créer des tableaux ou réaliser des comptes-rendus.
-Être organisé et rigoureux pour jongler avec les tâches confiées. Les tâches sont parfois très spécialisées et très variées.
-Être polyvalent.
-Avoir une facilité relationnelle, de l'empathie et un sens du service pour faciliter les contacts avec le public.

Autres qualités attendues :
-Rigueur, précision, méthode et organisation.
-Respect du secret professionnel.
-Discrétion, diplomatie et sens du service public.
-Sens de l'écoute et du dialogue.
-Esprit d'équipe.
-Disponibilité.

Conditions :
-Transmission des candidatures (lettre de motivation + CV + trois dernières évaluations) uniquement à Christelle Gay Directrice
-Salaire : grille indiciaire grade d'adjoint administratif FPH entre 1.850 (échelon 1) et 2.150 (échelon 11) brut par mois pour un temps plein ; hors indemnités liées à l'emploi, aux contraintes et à la situation familiale.
-Horaires de bureau du lundi au vendredi.

EHPAD Maison de Retraite Publique Oustau Louis Vouland
169, avenue Agricol-Viala
13550 Noves

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