Secrétaire - H/F

Secrétaire - H/F

CDI

Descriptif du poste :

Fondé sur l'accueil et l'organisation fonctionnelle et administrative de la MDA.Travail en articulation avec la coordination et l'équipe MDA
Travail dans le respect de la déontologie de chacun, de la charte d'accueil, du référentiel d'activité et du règlement de fonctionnement de la MDA.            
Rôle pivot, de mémoire, de transmission et de facilitation indispensable à la bonne marche de la Maison des Adolescents. 
                                                                                            
LIEU D'EXERCICE                                                                                
La Maison des Adolescents est une structure pluri-institutionnelle, UF rattachée au Pôle support sous la Direction des Filières et de la Relation Ville Hôpital du CHANGE
Poste basé à Cran-Gevrier (hors site hospitalier)
La Maison des Adolescents est un lieu ouvert pluri-institutionnel d'accueil des jeunes, de leur famille et des professionnels où la santé est considérée à la fois dans sa dimension physique, psychique, relationnelle, sociale et éducative.
Elle offre un accueil généraliste sans rendez-vous, elle fournit des aides des conseils, aide au développement du projet vie des adolescents, oriente vers des services plus adaptés si besoin. Elle constitue un pôle ressources, tant pour les jeunes, leur famille que les professionnels en lien avec eux. Elle travaille en réseau avec l'ensemble des acteurs s'occupant d'adolescents.
Elle construit des dispositifs innovants et ou expérimentaux de nature à adapter l'offre aux évolutions des problématiques de santé.                             

ACTIVITES :
Assurer l'accueil bienveillant physique et téléphonique du public
Prendre les informations nécessaires pour transmettre à l'équipe
Gérer les plannings partagés de l'équipe et des intervenants
Veiller au suivi des dossiers des usagers
Gérer les commandes (stock alimentaire, droguerie, fourniture papeterie)
Veiller à la maintenance et au fonctionnement des locaux en lien avec la coordinatrice et les services concernés.
Être régisseur de la régie d'avance
Participer aux réunions cliniques et aux réunions d'organisation interne à la MDA. Aide à la prise de notes.
Participer à la création des outils (planning partagé, planning d'utilisation des salles, fiche contact, dossiers, grilles statistiques) nécessaire à l'activité de la MDA.
Suivre et améliorer l'utilisation de ces outils.
Tenir le classement et l'archivage des dossiers.
Tenir à jour le répertoire des partenaires.
Suivi, actualisation et développement de l'annuaire.
Création de mailings différenciés en fonction des informations.
Diffusion, classement thématique et archivage des plaquettes et des informations partenaires.
Abonder le site internet, modifier et tenir à jour son fil d'actualité
En lien avec la coordination :
Elaborer les ordres du jour, rédiger compte-rendu
Créer, utiliser, actualiser des mailings
Classer et actualiser les documents MDA
Saisir les données statistiques et participer à l'élaboration du rapport d'activité.
Suppléer la coordinatrice quand nécessaire sur le CHRONOS
Participer à l'organisation des évènements MDA

LIAISON HIERARCHIQUE  
Sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle du coordinateur (en lien avec le médecin)
Dans le respect des orientations validées par le Comité de Pilotage.
Evaluation annuelle avec le coordinateur. 
CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE                    
Activités hors site hospitalier :
Amplitude horaire de journée : entre 9 et 18h intégrant 30 minutes de repas sur site. Horaire journalier variable. La Mda est fermée le lundi matin. Le secrétariat est fermé le vendredi matin. Présence indispensable sur les permanences sans RDV (tous les après-midis)
Cycle de travail Temps plein : 37h30 semaine (congés à poser prioritairement sur les temps de fermeture de la MDA). (à la demande et sous réserve de la validation forfait jour possible)

Profil recherché :

SAVOIR :
Connaissance de l'accueil téléphonique
Connaissance approfondie des outils informatiques.
Connaissances des institutions sociales, médico-sociales, sanitaires, du réseau local,
SAVOIR-FAIRE :
Accueillir, savoir résumer les points clé synthétiser les informations.
S'exprimer en public
Identifier/analyser des situations d'urgence et définir des réponses avec le soutien de l'équipe.
Identifier les informations communicables à autrui dans le respect du secret professionnel
Définir/adapter un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser les plannings de travail
Travailler en équipe pluridisciplinaire, en réseau.
Capacité de rédaction
SAVOIR-ETRE :
Rigueur, capacité d'organisation, capacité d'adaptation
Respect de la confidentialité et discrétion
Autonomie, sens relationnel, savoir rendre des comptes

Centre Hospitalier Annecy Genevois - site ANNECY
1 avenue de l'Hôpital BP 90074
74374 EPAGNY METZ TESSY

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