Les achats à l'hopital

L’étendue et la grande diversité du portefeuille d’achats hospitalier

Les achats réalisés par les hôpitaux sont d’une très grande diversité.

Ils sont liés soit aux dépenses d’investissement soit aux dépenses de fonctionnement :

• Les achats d’investissement, qu’il s’agisse d’équipements (équipements médicaux, techniques ou logistiques ou de travaux (construction ou rénovation de bâtiments) structurent l’organisation et le fonctionnement des établissements. Ils ont une incidence forte sur les dépenses de personnel, de consommables, maintenance ou d’énergies et le niveau d’activité des services auxquels ils sont liés. Ils ont toujours un caractère stratégique et doivent donc être gérés avec une attention toute particulière.
• Les achats d’exploitation sont très variés. Il peut s’agir d’achat de fournitures et consommables nécessaire au fonctionnement quotidien de l’hôpital, d’achat de services allant d’une simple prestation ponctuelle à l’externalisation totale d’une ou plusieurs fonctions supports (restauration, location-entretien du linge, stérilisation etc.) ou d’achat de travaux nécessaires à l’entretien courant des bâtiments.

Parmi les achats d’exploitation, le poste relatif aux achats de médicaments et de dispositifs médicaux est de loin le plus lourd car il représente à lui seul environ 50% des dépenses. Viennent ensuite les charges d’énergie, tributaires de variations parfois pluriannuelles impliquant des ajustements difficiles.

Des procédures d’achat soumises au respect d’une réglementation  définie pour l’essentiel au niveau européen

Les procédures d’achat à l’hôpital sont soumises, comme celles d’ailleurs des autres organismes publics (Etat, collectivités territoriales, établissements publics) aux règles européennes relatives aux marchés publics (directive 2004/18/CE du 31 mars 2004). Celles-ci visent à faire en sorte que tous les acheteurs publics exerçant dans les pays membres respectent 3 grands principes considérés comme essentiels: la  liberté d’accès à la commande publique, l’égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures d’achat.

Cette réglementation européenne  est transposée en France, dans le code des marchés publics.

Le non respect de ce dispositif par un hôpital peut-être lourdement sanctionné :

• Soit par le juge administratif, qui saisi par un candidat mécontent,  peut décider s’il estime qu’un achat a été irrégulièrement réalisé, d’annuler (ou de régulariser) le marché dont il fait l’objet et de condamner l’établissement au versement de dommages et intérêts.
• Soit par le juge pénal, qui, sur le fondement du délit de favoritisme, peut condamner toute personne jugée coupable du non respect des règles destinée à garantir l’égalité d’accès des candidats à la commande publique.

Les contraintes imposées pour la passation des marchés varient, quant à elles, en fonction du montant des achats envisagés. Elles sont d’autant plus fortes que ceux-ci sont importants.

Les seuils à partir desquels se déclenche l’obligation de procéder à un appel d’offres, qui constitue la procédure d’achat la plus formalisée existant dans le code des marchés publics, sont les suivants :

• 193 000 euros HT pour les achats de fournitures et de service (le seuil s’apprécie par rapport au volume d’achat annuel que l’hôpital envisage de réaliser sur une famille d’achat homogène).
• 4 845 000 euros HT pour les achats de travaux (le seuil s’apprécie par opération qu’il est projeté de réaliser).

Les principales procédures d’achat existantes

Le code des marchés publics définit les types de procédures d’achat applicables à l’hôpital.

Elles sont les suivantes :

• La procédure adaptée : Elle peut être mise en œuvre pour tous les achats qui ne dépassent pas les seuils vus précédemment, ainsi que, quel que soit leur montant, pour certains achats de  prestations de service limitativement énumérés par le Code des marchés publics, comme par exemple, les achats de formation. La procédure adaptée  laisse beaucoup d’initiative à l’acheteur dans le paramétrage du mécanisme de mise en concurrence et autorise, contrairement à celle de l’appel d’offres, la négociation.
• L’appel d’offres : il doit obligatoirement être mis en œuvre lorsque le montant des achats à réaliser dépasse les seuils de 193 000 euros HT pour les fournitures et les services et 4 845 000 euros HT pour les travaux. Les formalités à respecter par l’hôpital pendant le déroulement d’une procédure d’appel d’offres sont complexes et nombreuses. Il s’agit d’une procédure d’achat qui présente, notamment, la caractéristique d’interdire toute négociation des offres reçues dans le cadre de la mise en concurrence.
• La procédure de marché négocié : La possibilité d’utiliser cette procédure est réservée par le Code des marchés publics à certaines situations d’achat particulières, qui, bien que relevant normalement d’une procédure d’appel d’offres, en sont dispensées pour une raison légitime (exemples : situation de monopole rendant tout mise en concurrence inutile, appel d’offres infructueux).
• La procédure de dialogue compétitif : Cette procédure, qui est lourde et longue à mettre en œuvre, doit être réservée aux opérations complexes où l’hôpital n’est pas en mesure de fixer un cahier des charges et doit de ce fait, discuter, avec les candidats potentiels, des solutions à apporter au besoin, avant de leur demander de remettre leur offre (exemple : pour sélectionner le prestataire d’un projet informatique innovant).
• La procédure de concours et de conception réalisation :
  • Concours : Appliquée principalement au domaine de la construction ou de la rénovation de bâtiments, le concours vise, après mise en concurrence et avis d’un jury, à sélectionner sur plan ou projet l’offre d’un maître d’œuvre, qui est alors désigné comme lauréat du concours. 
  • Conception-réalisation : Ce marché est un marché de travaux permettant de confier à un groupement d’opérateurs économiques une mission portant à la fois sur l’établissement des études et l’exécution des travaux.
• Le marché à bons de commande, l’accord cadre, et le système d’acquisition dynamique :
  • Marché à bons de commande : Ce type de marchés est utilisé lorsque, pour des raisons économiques, techniques ou financières, le rythme ou l'étendue des besoins à satisfaire ne peuvent être entièrement arrêtés dans le marché, la personne publique peut passer un marché fractionné sous la forme d'un marché à bons de commande.
  • Accord- cadre : Il s’agit d’un dispositif qui permet de sélectionner un certain nombre de prestataires qui seront ultérieurement remis en concurrence pour la conclusion d’un marché (lors de la survenance du besoin ou selon une périodicité définie préalablement).
  • Système d’acquisition dynamique : Cette procédure est entièrement électronique et ne concerne que les fournitures courantes. Le dispositif permet de sélectionner un certain nombre de prestataires sur la base d’une offre indicative.

L’achat à l’hôpital : un processus complexe qui relève des compétences et de la responsabilité du directeur

C’est le directeur qui a l’entière responsabilité de tous les achats réalisés par son établissement. Il peut cependant déléguer, tout ou partie de sa compétence dans ce domaine, aux personnes de son choix. Il peut s’agir, par exemple d’un directeur adjoint (directeur des affaires économiques, directeur des travaux, etc.), d’un pharmacien ou d’un ingénieur.

Par ailleurs, le processus achat dans un établissement est nécessairement participatif. Il a vocation à faire intervenir de nombreuses personnes dans le processus de décision. Peuvent, notamment, être sollicités :

• Le ou les acheteurs de l’établissement: Ils sont, de par leur formation ou l’expérience acquise, spécialisés dans l’optimisation du processus achat (étude de marché préalable à lancement des procédures, décomposition des prix proposés, approche comparative des offres en coût global, définition des stratégies d’achat, etc.).
• Le service ou la cellule des marchés : Ils sont chargés de veiller au respect des règles de procédure pour tous les achats et de rédiger des contrats (marchés) efficaces et protecteurs pour les établissements en cas de litiges ou de dysfonctionnements.
• Les prescripteurs : Relèvent de cette catégorie toutes les personnes qui sont chargées de l’expression technique des besoins et de l’évaluation des offres, qu’il s’agisse d’ingénieurs biomédicaux, d’informaticiens, de responsables  de services techniques ou logistiques, de pharmaciens, d’hygiénistes, de diététiciens, etc.
• Les bénéficiaires potentiels des achats qui seront réalisés : Les utilisateurs ou leurs représentants, lorsqu’ils sont trop nombreux, ont  naturellement vocation à participer au processus d’achat.

Il est fréquent, même si cela n’est pas obligatoire, que le directeur ou son représentant, prenne l’avis d’une commission consultative représentative des personnes ayant participé au processus d’achat, avant de choisir le ou les fournisseurs qui seront retenus pour les dossiers les plus importants.

Une prise en compte de plus en plus grande des exigences du développement durable

Les achats hospitaliers ont aussi un fort impact sur l’environnement et le tissu industriel. C’est pourquoi, la grande majorité des établissements veille à adopter des politiques d’achat prenant en compte les exigences d’un développement durable.

Cela passe aussi par de définition de stratégie d’acquisition ouvertes aux PME et à l’innovation qui veille au maintien d’un écosystème industriel dédié à la santé suffisamment diversifié.